Handelsregisterauszug: kostenlos abrufen, beglaubigt bestellen und lesen

Einen Handelsregisterauszug erhalten Sie für jede Schweizer Firma kostenlos online über Zefix. Einen beglaubigten Auszug, wie ihn Banken und Behörden verlangen, stellt nur das Handelsregisteramt im Sitzkanton der Firma aus. Die Gebührenverordnung des Bundes sieht dafür CHF 10 bis 120 vor; Zürich verlangt CHF 50. Der Auszug zeigt, was das Register über die Firma festhält: Firmenname, Sitz und Adresse, Rechtsform, Zweck, Kapital, die Mitglieder des Verwaltungsrats oder die Geschäftsführer, die Zeichnungsberechtigung jeder Person und die Revisionsstelle.

Handelsregisterauszug bestellen: kostenlos oder beglaubigt

Das Handelsregister ist öffentlich: Jede Person kann den Auszug jeder Firma abrufen oder bestellen, ohne einen Grund anzugeben. Geführt wird es von den 26 Kantonen, jeder für die Firmen mit Sitz auf seinem Gebiet. Den Weg zum richtigen Register zeigt Zefix, der zentrale Firmenindex des Bundes: Firmennamen oder UID eingeben, Treffer öffnen und dem Link zum Auszug des kantonalen Handelsregisteramts folgen.

Kostenloser Online-Auszug

Der Online-Auszug zeigt den Stand nach dem letzten Eintrag. Er ist unbeglaubigt und hat keine Rechtswirkung, reicht aber, um einen Kunden oder Lieferanten selbst zu prüfen. Die meisten kantonalen Portale bieten zusätzlich einen Auszug mit gelöschten Einträgen: Darin bleiben frühere Firmennamen und Adressen stehen, ebenso ausgeschiedene Personen. Diesen Auszug brauchen Sie, wenn Sie die Geschichte einer Firma nachvollziehen wollen.

Beglaubigter Handelsregisterauszug

Das Handelsregisteramt des Kantons, in dem die Firma ihren Sitz hat, stellt den beglaubigten Auszug mit Stempel und Unterschrift aus. Die eidgenössische Verordnung über die Gebühren für das Handelsregister (GebV-HReg) sieht dafür CHF 10 bis 120 vor. Die Ämter, die ihren Preis publizieren, verlangen zwischen CHF 25 und 50. Zürich berechnet CHF 50 plus Porto und verschickt den Auszug in der Regel nach ein bis zwei Arbeitstagen per Post. Eine Zweigniederlassung hat einen eigenen Eintrag mit eigener UID im Kanton, in dem sie liegt; ihren beglaubigten Auszug bestellen Sie dort. Das zuständige Amt finden Sie in der Übersicht der Handelsregisterämter aller Kantone.

Verlangt wird der beglaubigte Auszug von Banken, Notariaten, Gerichten und Behörden. Für die Verwendung im Ausland braucht er meist zusätzlich eine Apostille, die in Zürich die Staatskanzlei für CHF 30 ausstellt. Sie gilt in den Staaten, die der Haager Apostille-Konvention beigetreten sind; für die übrigen Staaten braucht es eine Legalisation durch die Bundeskanzlei und die Vertretung des Ziellandes.

Was im Handelsregisterauszug steht

Das Layout unterscheidet sich von Kanton zu Kanton leicht. Die Rubriken sind überall gleich, weil die Handelsregisterverordnung (HRegV) sie vorgibt.

Rubrik	Was sie aussagt
Kopf	UID (CHE-123.456.789), Rechtsform, etwa Aktiengesellschaft oder GmbH, Datum der Ersteintragung und Status: aktiv, in Liquidation oder gelöscht
Firma	der eingetragene Name in jeder Sprachfassung; frühere Namen stehen im Auszug mit gelöschten Einträgen
Sitz und Domizil	die Sitzgemeinde und die Rechtsdomiziladresse; «c/o» heisst, dass die Firma keine eigenen Büros hat und die Adresse eines Domizilhalters nutzt
Kapital	Aktienkapital und Liberierung, Anzahl, Art und Nennwert der Aktien; bei einer GmbH das Stammkapital
Zweck	was die Statuten der Firma erlauben, meist viel weiter gefasst als das, was sie heute tut
Bemerkungen	Publikationsorgan, Form der Mitteilungen an die Aktionäre, Vinkulierung der Namenaktien, Verzicht auf die eingeschränkte Revision (Opting-out)
Sacheinlagen	Vermögenswerte, die bei der Gründung oder einer Kapitalerhöhung statt Geld eingebracht wurden
Eingetragene Personen	Verwaltungsrat, Geschäftsführung, Prokuristen, Revisionsstelle und bei einer GmbH die Gesellschafter mit ihren Stammanteilen
Tagebuch	jeder Tagebucheintrag mit Datum sowie Nummer und Datum der SHAB-Ausgabe, die ihn publiziert hat

Die Zeilen lesen: Einträge, Löschungen und Tagebuch

Ein Handelsregisterauszug wird fortgeschrieben: Eine Änderung löscht die alte Zeile und fügt eine neue hinzu. Jede Zeile trägt zwei Verweisnummern in den Spalten Ei (Eintragung) und Lö (Löschung). Die erste ist der Tagebucheintrag, der die Zeile eingetragen hat; die zweite, falls vorhanden, derjenige, der sie gelöscht hat. Im Auszug mit gelöschten Einträgen bleiben gelöschte Zeilen stehen, je nach Kanton durchgestrichen oder farbig markiert.

Um eine Änderung zu datieren, suchen Sie ihre Verweisnummer im Tagebuch am Ende des Auszugs. Dort stehen das Datum, an dem das kantonale Amt die Änderung eingetragen hat, sowie Nummer und Datum der SHAB-Ausgabe. Zitieren Sie das SHAB-Datum, denn mit der Publikation wird die Änderung öffentlich; die Meldung selbst finden Sie auf shab.ch. Wie diese Meldungen formuliert sind, erklärt unser Leitfaden SHAB-Publikationen lesen.

Wer im Verwaltungsrat sitzt: die eingetragenen Personen

Jede eingetragene Person steht auf einer Zeile mit denselben Feldern: Name und Vornamen, Heimatort (bei Schweizer Bürgerinnen und Bürgern) oder Staatsangehörigkeit (bei ausländischen), Wohnort, Funktion und Zeichnungsberechtigung. Der Heimatort ist die Bürgergemeinde und sagt nichts darüber, wo die Person lebt; das zeigt der Wohnort. Geburtsdatum und AHV-Nummer kennt das Register, publiziert sie aber nicht.

Die Spalte Funktion verwendet ein kurzes, festes Vokabular:

Funktion im Auszug	Bedeutung
Präsident, Präsidentin des Verwaltungsrates	leitet den Verwaltungsrat einer AG
Mitglied des Verwaltungsrates	Verwaltungsrat ohne besonderes Amt
Delegierter, Delegierte des Verwaltungsrates	Mitglied, dem die Geschäftsführung übertragen wurde
Sekretär, Sekretärin (nicht Mitglied)	führt das Protokoll, gehört dem Verwaltungsrat nicht an
Geschäftsführer, Geschäftsführerin	führt eine GmbH oder das Tagesgeschäft einer AG
Gesellschafter, Gesellschafterin	hält Stammanteile einer GmbH; der Auszug nennt Anzahl und Nennwert
Prokurist, Prokuristin	zeichnet aufgrund einer eingetragenen Prokura
Revisionsstelle	eine Revisionsgesellschaft, bei den Personen aufgeführt

Die Zeichnungsberechtigung sagt, ob die Person die Firma allein verpflichten kann («Einzelunterschrift»), nur zusammen mit einer zweiten zeichnungsberechtigten Person («Kollektivunterschrift zu zweien») oder gar nicht («ohne Zeichnungsberechtigung»). Ein Vertrag, den eine Person mit Kollektivunterschrift allein unterschreibt, bindet die Gesellschaft nicht. Alle Vermerke erklärt der Leitfaden zu Prokura und Zeichnungsberechtigung.

Schweizer Verwaltungsräte sind klein. Von den 102'847 aktiven Aktiengesellschaften, deren Verwaltungsrat Prospex aus SHAB-Meldungen rekonstruieren kann (September 2026), haben 48% ein einziges Mitglied, 31% zwei und weniger als 9% vier oder mehr. Einzeln zeichnen 54% dieser Verwaltungsräte, kollektiv zu zweien 42%. Bei den GmbH haben 68% einen einzigen Geschäftsführer. Das Gesetz verlangt, dass eine AG durch mindestens eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten werden kann (Art. 718 Abs. 4 OR). Deshalb sitzt im Verwaltungsrat einer Firma in ausländischem Besitz oft eine Anwältin oder ein Treuhänder aus der Schweiz.

Den Verwaltungsrat einer Firma herausfinden

1. Suchen Sie die Firma auf Zefix. Erscheinen mehrere Treffer, vergleichen Sie Sitz und UID mit dem, was Sie wissen.
2. Öffnen Sie den kantonalen Auszug und lesen Sie die eingetragenen Personen. Aktuell sind nur die nicht gelöschten Zeilen.
3. Prüfen Sie das Datum des letzten Tagebucheintrags: Es zeigt, wie aktuell die Zusammensetzung ist, die Sie lesen.

Der umgekehrte Weg, von einer Person zu ihren Firmen, braucht mehr Aufwand. Zefix durchsucht nur Firmennamen und UIDs; eine Volltextsuche nach dem Namen im SHAB-Archiv findet jede Meldung, in der die Person vorkommt. Jedes Firmenprofil von Prospex zeigt die aktuellen Verwaltungsräte und Zeichnungsberechtigten, rekonstruiert aus diesen SHAB-Meldungen, mit einem Link auf die Meldung hinter jeder Zeile.

Was der Auszug nicht zeigt

• Die Aktionäre einer AG. Sie stehen im Aktienbuch der Gesellschaft, das nicht öffentlich ist. Die wirtschaftlich berechtigten Personen gehören ins Transparenzregister, das ebenfalls nicht öffentlich ist. Bei einer GmbH sind die Gesellschafter und ihre Stammanteile dagegen öffentlich.
• Die Jahresrechnung. Publizieren müssen sie nur Gesellschaften mit ausstehenden Anleihen oder kotierten Beteiligungspapieren (Art. 958e OR); mehr dazu im Leitfaden zu den Bilanzen Schweizer Unternehmen.
• Betreibungen. Sie stehen im Betreibungsregister; wie Sie einen Betreibungsauszug bestellen, erklärt der Leitfaden Schweizer Unternehmen prüfen.
• Die MWST-Pflicht. Ob eine Firma mehrwertsteuerpflichtig ist, zeigt das UID-Register.

Ein Handelsregisterauszug zeigt den Stand am Tag, an dem Sie ihn abrufen. Um von späteren Änderungen zu erfahren, geben Sie unten die UID der Firma ein: Prospex schickt Ihnen jede neue SHAB-Meldung zu dieser Firma kostenlos zu.