Ein Schweizer Unternehmen prüfen: Von Name und UID zum Gesamtbild

Sie haben einen Firmennamen auf einer Rechnung oder eine CHE-Nummer in einer E-Mail-Signatur. Fünf Minuten in den öffentlichen Registern der Schweiz zeigen Ihnen, ob das Unternehmen aktiv ist und wer als zeichnungsberechtigt eingetragen ist. Sie sehen auch, welche Änderungen kürzlich publiziert wurden.

Beginnen Sie mit den vier Prüfschritten unten. Jedes Register beantwortet eine andere Frage.

Eine Prüfung in fünf Minuten

1. Suchen Sie die UID auf uid.admin.ch. Bestätigen Sie, dass der Identifikator zum Unternehmen passt, und notieren Sie den aktuellen Status.
2. Öffnen Sie den Zefix-Eintrag auf zefix.admin.ch. Prüfen Sie den Firmennamen, die Rechtsform, den Sitz und den Link zum kantonalen Register.
3. Lesen Sie den kantonalen Auszug. Finden Sie die eingetragenen Personen und prüfen Sie, ob ihre Zeichnungsberechtigung Einzel- oder Kollektivunterschrift ist.
4. Suchen Sie im SHAB auf shab.ch nach Name oder UID. Lesen Sie die aktuellen Publikationen und gehen Sie jedem Ereignis nach, das für Ihre Entscheidung relevant ist.

Diese Prüfungen bestätigen die offizielle Identität des Unternehmens und seinen eingetragenen Status. Der Handelsregisterauszug zeigt die Zeichnungsverhältnisse. Für die Zahlungsfähigkeit brauchen Sie weitere Quellen. Bewerten Sie die finanzielle Gesundheit und die kommerzielle Eignung gesondert.

UID: Identität und Status bestätigen

Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist ein neunstelliger Identifikator, der vom Bundesamt für Statistik vergeben wird. Das Format ist CHE gefolgt von neun Ziffern in Dreiergruppen, zum Beispiel CHE-123.456.789. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer. Lässt sich eine UID im Verzeichnis korrekt validieren, wurde sie einem bestehenden oder früher bestehenden Unternehmen zugewiesen.

Die UID kann mit dem Zusatz MWST, TVA oder IVA erscheinen, wenn das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig registriert ist. Der MWST-Status ist ein nützlicher Hinweis, aber allein kein verlässlicher Umsatztest. Unternehmen können sich freiwillig registrieren, und bestimmte Tätigkeiten sind befreit. Das UID-Verzeichnis zeigt den aktuellen Status und die relevanten Registrierungsdaten.

Jede UID lässt sich auf uid.admin.ch nachschlagen. Suchwerkzeuge können die Nummer mit oder ohne Interpunktion anzeigen. Entfernen Sie diese vor dem Vergleich zweier Identifikatoren. Das Ergebnis zeigt, ob das Unternehmen aktiv ist, seine Rechtsform und die eingetragene Adresse. Für die aktuelle Tätigkeit und Unternehmensgrösse konsultieren Sie die Firmenwebsite und andere aktuelle Quellen.

Zefix: den offiziellen Registereintrag finden

Zefix (Zentraler Firmenindex) ist das Suchportal des Bundes für die kantonalen Handelsregistereinträge, unter zefix.admin.ch. Suchen Sie nach Firmennamen oder UID und nutzen Sie das Ergebnis, um den rechtlichen Namen, die Rechtsform, den Sitz und den eingetragenen Status zu bestätigen. Das Ergebnis verlinkt auf den vollständigen kantonalen Auszug und die SHAB-Publikationen des Unternehmens.

Die Zweckbestimmung beschreibt den zulässigen Tätigkeitsbereich des Unternehmens und ist häufig viel breiter als die aktuelle Geschäftstätigkeit. Nutzen Sie die Firmenwebsite und die jüngste Aktivität, um zu verstehen, was das Unternehmen heute verkauft.

Der kantonale Auszug: Zeichnungsberechtigung prüfen

Zefix liefert die Übersicht. Das kantonale Handelsregister liefert den vollständigen Auszug (Handelsregisterauszug). Hier finden Sie die Namen aller eingetragenen Personen, ihre Funktionen (Verwaltungsrat, Geschäftsführer, Revisionsstelle) und ihre Zeichnungsberechtigung.

Die Zeichnungsberechtigung kennt in der Schweiz mehrere Formen. Die Kollektivunterschrift zu zweien bedeutet, dass die Person das Unternehmen nur binden kann, wenn eine zweite zeichnungsberechtigte Person mitunterzeichnet. Die Einzelunterschrift erlaubt es der Person, allein zu unterschreiben. Weitere Formen umfassen die Kollektivunterschrift zu dreien oder mehr und die eingeschränkte Prokura.

Bevor Sie einen Vertrag versenden, prüfen Sie, wie der betreffende Unterzeichner eingetragen ist. Eine Kollektivunterschrift zu zweien erfordert eine zweite autorisierte Unterschrift. Eine Einzelunterschrift erlaubt einer eingetragenen Person, das Unternehmen zu binden, auch wenn der interne Genehmigungsprozess weitere Personen einbeziehen kann.

Jeder Kanton betreibt sein eigenes Register online. Genf führt seines unter ge.ch/ecohrcinternet. Zürich, Waadt, Bern und alle anderen Kantone haben vergleichbare Portale. Zefix verlinkt für jedes Unternehmen direkt auf die zugehörige kantonale Seite.

SHAB: publizierte Änderungen prüfen

Das SHAB (Schweizerisches Handelsamtsblatt) ist die offizielle Schweizer Gazette für den Handelsverkehr. Es publiziert Bekanntmachungen aus Handelsregistermutationen und Verfahren wie Liquidation oder Konkurs. Suchen Sie auf shab.ch nach Firmennamen oder UID, um zu sehen, was wann publiziert wurde.

Lesen Sie die Einträge als Ereignisse, die Kontext brauchen. Während eine Adressänderung Routine sein kann, erfordert eine Konkursanzeige sofortiges Handeln. Kapitaländerungen und neue Verwaltungsratsmitglieder weisen ebenfalls auf Veränderungen hin. Die Gründe stehen selten im Eintrag.

Einträge, auf die Sie achten sollten:

• Schuldenruf: ein Verfahren, in dem Gläubiger aufgefordert werden, ihre Forderungen anzumelden. Lesen Sie die vollständige Publikation, um festzustellen, ob es sich um eine freiwillige Liquidation oder um finanzielle Schwierigkeiten handelt.
• Konkurs: ein Insolvenzverfahren wurde eröffnet. Überprüfen Sie den aktuellen Stand des Verfahrens, bevor Sie handeln.
• Kapitalerhöhung: das eingetragene Kapital hat sich verändert. Form und Gründe der Erhöhung erfordern weitere Abklärungen.
• Organschaftliche Änderungen: neue Verwaltungsratsmitglieder oder ein Wechsel in der Geschäftsleitung. Nutzen Sie dies als Anlass, Ihre Kontaktdaten für das Unternehmen zu aktualisieren.

Was diese Prüfungen belegen

Diese Register belegen die offizielle Identität und den eingetragenen Status eines Unternehmens. Der kantonale Auszug zeigt seine offiziellen Vertretungsverhältnisse. Bewerten Sie die kommerzielle Eignung und die Reputation anhand aktueller Unternehmensinformationen. Ziehen Sie für die finanzielle Gesundheit spezialisierte Quellen bei, wenn es Ihre Entscheidung erfordert.

Für folgende Fragen brauchen Sie zusätzliche Quellen:

• Umsatz und finanzielle Gesundheit (Schweizer Unternehmen unterhalb einer bestimmten Grösse müssen keine Jahresrechnung publizieren)
• Mitarbeiterzahl und operative Grösse
• Aktuelle Produkte und Dienstleistungen über die Zweckbestimmung hinaus
• Reputation und Kundenreferenzen

Welche Unternehmen prüfen

Öffentliche Register helfen, sobald Sie ein Unternehmen zu prüfen haben. Prospex hilft Ihnen zu entscheiden, welche Schweizer Unternehmen die Prüfung wert sind.

Beschreiben Sie Ihren Zielkunden und fügen Sie einige Unternehmen hinzu, mit denen Sie bereits arbeiten. Prospex erstellt eine Auswahlliste aus öffentlichen Unternehmensdaten und erklärt, warum jedes Unternehmen passt.

Einen Beispielmarkt ansehen.

Wenn Sie mit Registerdaten arbeiten

Zwei weitere Identifikatoren tauchen in Registerexporten auf und stiften Verwirrung. Die EHRA-ID ist die interne Zeilennummer des Handelsregisters. Die CH-ID ist ihre Vorgängerin. Beide kennzeichnen einen einzelnen Registereintrag. Deshalb hat eine Zweigniederlassung eine eigene EHRA-ID, während sie die UID mit ihrem Hauptsitz teilt. Der Leitfaden zur Zefix-REST-API zeigt, wo welche gebraucht wird.