Schweizer Unternehmen prüfen: Name, UID und Registereintrag

Sie haben einen Firmennamen auf einer Rechnung oder eine CHE-Nummer in einer E-Mail-Signatur und möchten das Unternehmen dahinter prüfen? In den öffentlichen Registern der Schweiz können Sie in fünf Minuten prüfen, ob das Unternehmen aktiv ist und wer für es unterschreiben darf. Sie sehen auch, welche Änderungen kürzlich publiziert wurden.

Die folgenden vier Schritte führen Sie durch die wichtigsten Register und zeigen Ihnen, worauf Sie jeweils achten sollten.

Ein Unternehmen in fünf Minuten prüfen

1. Suchen Sie die UID auf uid.admin.ch. Prüfen Sie, ob die Nummer zum Unternehmen gehört, und notieren Sie den aktuellen Status.
2. Öffnen Sie den Zefix-Eintrag auf zefix.admin.ch. Prüfen Sie den Firmennamen, die Rechtsform, den Sitz und den Link zum kantonalen Register.
3. Lesen Sie den Auszug aus dem kantonalen Handelsregister. Prüfen Sie bei den eingetragenen Personen, ob sie einzeln oder nur gemeinsam mit anderen unterschreiben dürfen.
4. Suchen Sie im SHAB auf shab.ch nach Firmenname oder UID. Lesen Sie die aktuellen Publikationen und klären Sie Änderungen ab, die für Ihre Entscheidung relevant sind.

Mit diesen Prüfungen klären Sie, um welches Unternehmen es sich handelt und welchen Status es im Register hat. Der Handelsregisterauszug zeigt die Zeichnungsverhältnisse. Für die Zahlungsfähigkeit brauchen Sie weitere Quellen. Prüfen Sie gesondert, wie das Unternehmen finanziell dasteht und ob es als Geschäftspartner infrage kommt.

UID: Identität und Status bestätigen

Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist eine neunstellige Kennnummer, die vom Bundesamt für Statistik vergeben wird. Sie beginnt mit CHE, gefolgt von neun Ziffern in Dreiergruppen, zum Beispiel CHE-123.456.789. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer. Ist eine UID im Verzeichnis eingetragen, gehört sie zu einem bestehenden oder früher bestehenden Unternehmen.

Bei Unternehmen, die im Mehrwertsteuerregister eingetragen sind, steht die UID auch mit dem Zusatz MWST, TVA oder IVA. Aus dem MWST-Status allein lässt sich der Umsatz jedoch nicht zuverlässig ableiten. Unternehmen können sich freiwillig registrieren, und bestimmte Tätigkeiten sind befreit. Das UID-Verzeichnis zeigt den aktuellen Status und die relevanten Registrierungsdaten.

Jede UID lässt sich auf uid.admin.ch nachschlagen. Je nach Suchportal wird die Nummer mit oder ohne Bindestrich und Punkte angezeigt. Vergleichen Sie deshalb nur die Ziffern, wenn Sie zwei Nummern abgleichen. Im Suchergebnis sehen Sie den Status des Unternehmens, seine Rechtsform und die eingetragene Adresse. Angaben zur aktuellen Tätigkeit und Unternehmensgrösse finden Sie auf der Firmenwebsite und in anderen aktuellen Quellen.

Der Leitfaden UID-Register Schweiz erklärt die Prüfziffer, die Zusätze MWST und HR und die Fälle, in denen ein Unternehmen eine neue UID erhält.

Zefix: den offiziellen Registereintrag finden

Zefix (Zentraler Firmenindex) ist das Suchportal des Bundes für die kantonalen Handelsregistereinträge. Sie finden es unter zefix.admin.ch. Suchen Sie nach Firmennamen oder UID und prüfen Sie im Suchergebnis den eingetragenen Firmennamen, die Rechtsform, den Sitz und den Status. Von dort gelangen Sie zum vollständigen kantonalen Auszug und zu den SHAB-Publikationen des Unternehmens.

Der eingetragene Unternehmenszweck beschreibt den zulässigen Tätigkeitsbereich des Unternehmens und ist häufig viel breiter als die aktuelle Geschäftstätigkeit. Auf der Firmenwebsite und in aktuellen Veröffentlichungen sehen Sie, welche Produkte oder Dienstleistungen das Unternehmen heute anbietet.

Der kantonale Auszug: Zeichnungsberechtigung prüfen

Zefix liefert die Übersicht. Den vollständigen Handelsregisterauszug erhalten Sie beim kantonalen Handelsregister. Darin stehen alle eingetragenen Personen mit ihren Funktionen (Verwaltungsrat, Geschäftsführer, Revisionsstelle) und ihrer Zeichnungsberechtigung.

In der Schweiz gibt es verschiedene Formen der Zeichnungsberechtigung. Die Kollektivunterschrift zu zweien bedeutet, dass die Person das Unternehmen nur rechtsverbindlich vertreten kann, wenn eine zweite zeichnungsberechtigte Person mitunterzeichnet. Die Einzelunterschrift erlaubt es der Person, allein zu unterschreiben. Daneben gibt es die Kollektivunterschrift zu dreien oder mehr und die eingeschränkte Prokura.

Prüfen Sie vor dem Versand eines Vertrags, welche Zeichnungsberechtigung die Person hat, die ihn unterschreiben soll. Eine Kollektivunterschrift zu zweien erfordert die Unterschrift einer zweiten zeichnungsberechtigten Person. Eine Einzelunterschrift erlaubt einer eingetragenen Person, das Unternehmen rechtsverbindlich zu vertreten. Interne Vorgaben können dennoch die Zustimmung weiterer Personen verlangen.

Jeder Kanton bietet online Zugang zu seinem Handelsregister. Das Genfer Register finden Sie unter ge.ch/ecohrcinternet. Zürich, Waadt, Bern und alle anderen Kantone haben vergleichbare Portale. Zefix verlinkt für jedes Unternehmen direkt auf die zugehörige kantonale Seite. Was jede Rubrik des Auszugs bedeutet, erklärt der Leitfaden Handelsregisterauszug lesen.

SHAB: publizierte Änderungen prüfen

Das SHAB (Schweizerisches Handelsamtsblatt) ist das amtliche Publikationsorgan der Schweiz für Bekanntmachungen zum Handelsverkehr. Darin erscheinen Änderungen im Handelsregister sowie Bekanntmachungen zu Verfahren wie Liquidationen oder Konkursen. Suchen Sie auf shab.ch nach Firmennamen oder UID, um zu sehen, was wann publiziert wurde.

Ordnen Sie die Publikationen ein: Eine Adressänderung kann ein Routinevorgang sein, eine Konkursanzeige erfordert dagegen sofortiges Handeln. Kapitaländerungen und neue Verwaltungsratsmitglieder weisen ebenfalls auf Veränderungen hin. Die Gründe dafür gehen selten aus dem Eintrag hervor.

Einträge, auf die Sie achten sollten:

• Schuldenruf: ein Verfahren, in dem Gläubiger aufgefordert werden, ihre Forderungen anzumelden. Lesen Sie die vollständige Publikation, um festzustellen, ob es sich um eine freiwillige Liquidation oder um finanzielle Schwierigkeiten handelt.
• Konkurs: ein Insolvenzverfahren wurde eröffnet. Überprüfen Sie den aktuellen Stand des Verfahrens, bevor Sie handeln.
• Kapitalerhöhung: das eingetragene Kapital hat sich verändert. Klären Sie ab, in welcher Form und aus welchen Gründen das Kapital erhöht wurde.
• Änderungen bei den Organen: neue Verwaltungsratsmitglieder oder ein Wechsel in der Geschäftsleitung. Aktualisieren Sie bei solchen Wechseln die Kontaktdaten Ihrer Ansprechpersonen.

Betreibungsauszug einer Firma bestellen

Ob Gläubiger gegen ein Unternehmen vorgehen, zeigen die oben genannten Register nicht. Dafür bestellen Sie einen Betreibungsauszug. Er listet die Betreibungen auf, die in den letzten fünf Jahren gegen das Unternehmen eingeleitet wurden.

1. Suchen Sie das Betreibungsamt am Sitz des Unternehmens. EasyGov findet das zuständige Amt und leitet Ihre Bestellung dorthin weiter.
2. Legen Sie ein Dokument bei, das Ihr Interesse glaubhaft macht: einen unterschriebenen Vertrag, eine Rechnung, eine Offerte oder Korrespondenz mit dem Unternehmen. Ohne glaubhaft gemachtes Interesse lehnt das Amt die Anfrage ab.
3. Bezahlen Sie die Gebühr. Ein Auszug kostet CHF 18, inklusive Zustellung per Post oder elektronisch.

Der Auszug deckt nur einen Betreibungskreis ab: Nach einer Sitzverlegung bleiben ältere Betreibungen beim früheren Amt, und im SHAB sehen Sie, wann das Unternehmen umgezogen ist. Eine Betreibung kann jeder einleiten, ohne die Forderung zu belegen, deshalb sagt ein einzelner Eintrag wenig. Mehrere Betreibungen verschiedener Gläubiger oder Verfahren, die bis zur Pfändung oder zum Konkurs gelangt sind, sagen mehr. Ein schweizweiter Auszug ist geplant, aber noch nicht in Kraft. Bis dahin gibt jedes Amt nur über seinen eigenen Kreis Auskunft.

Was diese Prüfungen belegen

Die Register zeigen, um welches Unternehmen es sich handelt, welchen Status es hat und wer es rechtsverbindlich vertreten darf. Ob es als Geschäftspartner geeignet ist und welchen Ruf es hat, beurteilen Sie anhand aktueller Unternehmensinformationen. Für eine Einschätzung seiner finanziellen Lage benötigen Sie je nach Entscheidung spezialisierte Quellen.

Für folgende Fragen brauchen Sie zusätzliche Quellen:

• Umsatz und finanzielle Lage (Schweizer Unternehmen unterhalb einer bestimmten Grösse müssen keine Jahresrechnung publizieren)
• Mitarbeiterzahl und Umfang der Geschäftstätigkeit
• Aktuelle Produkte und Dienstleistungen über den eingetragenen Unternehmenszweck hinaus
• Reputation und Kundenreferenzen

Welche Unternehmen kommen als Kunden infrage?

Mit öffentlichen Registern prüfen Sie ein bestimmtes Unternehmen. Prospex hilft Ihnen bei der Suche nach Schweizer Unternehmen, die als Kunden infrage kommen.

Beschreiben Sie, welche Kunden Sie suchen, und nennen Sie einige Unternehmen, mit denen Sie bereits zusammenarbeiten. Prospex erstellt eine Auswahlliste aus öffentlichen Unternehmensdaten und erklärt, warum die einzelnen Unternehmen zu Ihrer Suche passen.

Einen Beispielmarkt ansehen.

Wenn Sie mit Registerdaten arbeiten

In Registerexporten finden Sie zwei weitere Kennnummern, die leicht verwechselt werden. Die EHRA-ID ist die interne Zeilennummer des Handelsregisters. Die CH-ID wurde vor der EHRA-ID verwendet. Beide kennzeichnen einen einzelnen Registereintrag. Eine Zweigniederlassung hat eine eigene UID und eine eigene EHRA-ID. Ein Unternehmen mit zwei Sitzen, wie die Nestlé S.A. in Cham und Vevey, hat eine UID und zwei EHRA-IDs. Der Leitfaden zur Zefix-REST-API erklärt, wann Sie welche Nummer benötigen.