Eine Schweizer Firma vor der ersten E-Mail recherchieren: Vorlage und zwei ausgefüllte Beispiele
Mit dieser Vorlage für die Firmenrecherche halten Sie auf einer Seite fest, was Sie über eine Schweizer Firma wissen. Eine geprüfte Liste sagt Ihnen, welche Firmen zu Ihrem Angebot passen. Bevor jemand einer davon schreibt, muss geklärt sein, welche Gesellschaft kaufen würde, was über sie bekannt ist und aus welcher Quelle, und was noch offen ist. Die Recherche hält diese Antworten fest. Wer die erste E-Mail schreibt oder die Firma in sechs Monaten übernimmt, sieht so, was geprüft wurde und wann.
Die Firmenrecherche folgt auf die Prüfung der Firmenliste und kommt vor der ersten E-Mail. Sie ist der dritte Schritt der B2B-Kundenakquise in der Schweiz. Auf die Vorlage folgen zwei ausgefüllte Beispiele: Das eine endet mit einer E-Mail, das andere mit einem Anruf, der zuerst eine einzige Frage klärt.
Die Vorlage
Fünfzehn Felder in sechs Teilen. Zu jedem Befund gehören die Quelle, das Datum der Quelle und das Datum Ihrer Prüfung, dazu der Vermerk «bestätigt» oder «offen».
| Teil | Feld | Was Sie festhalten |
|---|---|---|
| Identität | Firmenname und UID | Der Firmenname genau so, wie ihn das Handelsregister schreibt, und die CHE-Nummer. |
| Rechtsform, Sitz und Status | AG, GmbH, Zweigniederlassung oder andere; der eingetragene Sitz; aktiv oder in Liquidation. | |
| Wo gearbeitet wird | Die Adressen, an denen die Mitarbeitenden arbeiten, wenn sie vom Sitz abweichen. | |
| Vertragspartei | Gesellschaft oder Zweigniederlassung | Eine Zweigniederlassung hat einen eigenen Handelsregistereintrag und eine eigene UID, aber keine eigene Rechtspersönlichkeit. Ein Vertrag, der für sie unterschrieben wird, bindet die Gesellschaft, zu der sie gehört. |
| Eigentümer und Gruppe | Die Gesellschafter, die der Eintrag einer GmbH nennt, eine Muttergesellschaft, die auf der Website steht, andere Firmen mit demselben Namen. | |
| Wer zeichnet und wie | Die Personen mit Zeichnungsberechtigung und ihre Zeichnungsart: einzeln oder kollektiv zu zweien. | |
| Kaufende Gesellschaft | Die Gesellschaft, die in Ihrem Vertrag stehen würde, und der Beleg dafür. | |
| Eignung | Was die Firma tatsächlich macht | Laut Website und Stelleninseraten. Der Zweckartikel allein ist zu breit. |
| Hinweise auf die Grösse | Mitarbeitende auf der Website, offene Stellen, Zahl der Standorte, Revisionsstelle. | |
| Sprache für den Erstkontakt | Die Sprache des Büros, an das Sie schreiben. | |
| Änderungen | Jüngste Änderungen | Eine Zeile pro Änderung: was sie belegt, was sie offenlässt, Quelle und Datum. |
| Offene Punkte | Ungeklärte Tatsachen | Jede Tatsache, die Sie nicht klären konnten, und wie sie sich klären lässt. |
| Nächste Recherchefrage | Die eine Frage, deren Antwort über den nächsten Schritt entscheidet, und wer sie beantworten kann. | |
| Entscheid | Entscheid | Jetzt schreiben, bis zu einem genannten Datum oder Ereignis warten oder streichen. Ein Satz Begründung. |
| Verantwortlich und Datum | Wer die Recherche geschrieben hat und wann. |
Die Vorlage als Tabelle herunterladen (Excel, lässt sich auch in Google Sheets und Numbers öffnen). Sie enthält dieselben fünfzehn Zeilen und leere Spalten für den Befund, die Quelle, das Datum der Quelle, das Prüfdatum und den Status. Legen Sie pro Firma eine Datei an, oder übertragen Sie die Zeilen in den Firmeneintrag Ihres CRM.
Zwei Daten für jede Tatsache
Ein Befund ohne Datum lässt sich nicht nachprüfen, und eine Recherche liest Wochen später oft jemand, der sie nicht geschrieben hat. Halten Sie deshalb zwei Daten fest:
- Das Datum der Quelle: wann die Tatsache laut Quelle publiziert wurde. Eine SHAB-Meldung hat ein Publikationsdatum, der Registereintrag dahinter ein Tagebuchdatum, das einige Tage früher liegt. Nehmen Sie das Publikationsdatum, denn dieses kann jeder nachschlagen, der die Recherche liest. Bei einem Stelleninserat zählt das Datum der ersten Ausschreibung.
- Das Prüfdatum: Die meisten Websites tragen gar kein Datum. Für eine Teamseite oder eine Produktliste ist es deshalb das einzige Datum, das Sie haben.
Vermerken Sie bei jedem Befund «bestätigt» oder «offen». Bestätigt heisst, dass Sie ihn in einer Quelle gelesen haben, die ihn belegen kann: im Register für eine zeichnungsberechtigte Person, auf der Website der Firma für eine Büroadresse, im Stelleninserat für den Namen des Arbeitgebers. Was eine Kollegin in Erinnerung hat oder eine Kontaktdatenbank enthält, bleibt offen, bis eine Quelle es bestätigt.
Die Vertragspartei prüfen
Die Firma auf Ihrer Liste und die Firma, die Ihren Vertrag unterschreibt, können zwei verschiedene Gesellschaften sein. Schweizer Handelsregistereinträge liefern das meiste, was Sie brauchen, um sie auseinanderzuhalten.
- Zweigniederlassungen: Eine Zweigniederlassung hat einen eigenen Handelsregistereintrag, oft in einem anderen Kanton, und eine eigene UID. Eine eigene Rechtspersönlichkeit hat sie nicht. Was für sie unterschrieben wird, bindet deshalb die Gesellschaft, zu der sie gehört. Steht auf Ihrer Liste eine Zweigniederlassung, suchen Sie den Haupteintrag, den sie nennt, und recherchieren Sie auch diese Gesellschaft.
- Schweizer Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften: Der Eintrag lautet zum Beispiel «XY GmbH, Freiburg im Breisgau, Zweigniederlassung Basel». Vertragspartei ist die ausländische Gesellschaft, und über den Einkauf wird oft im Ausland entschieden.
- Eigentümer: Der Eintrag einer GmbH nennt die Gesellschafter und ihre Stammanteile, eine Muttergesellschaft, die die Anteile hält, erscheint also dort. Der Eintrag einer AG nennt keine Aktionäre. Seit dem 1. Oktober 2026 müssen AG und GmbH ihre wirtschaftlich berechtigten Personen dem Transparenzregister des Bundes melden, bestehende Gesellschaften innerhalb einer Übergangsfrist. Einsehen können es nur Behörden und bestimmte Finanzintermediäre. Bei einer AG nennen vielleicht die Website, der Geschäftsbericht oder Medienmitteilungen eine Muttergesellschaft.
- Gleicher Name, andere Firma: Eine Zefix-Suche nach dem kennzeichnenden Teil des Namens zeigt Schwesterfirmen und Holdings. Ein gemeinsamer Name allein beweist nichts. Prüfen Sie deshalb die Adressen und die Personen, die zeichnen.
- Sitz an fremder Adresse: Ein Eintrag mit «c/o» und dem Namen einer Treuhandfirma bedeutet, dass die Firma dort nur domiziliert ist. Die Arbeit findet meist anderswo statt, und die Treuhandfirma macht vielleicht genau die Buchhaltung oder Lohnabrechnung, die Sie verkaufen wollten. Der Leitfaden zu den Domiziladressen führt die Adressen auf, an denen die meisten Firmen ihren Sitz haben.
- Wer zeichnet: Das Register führt alle Personen mit eingetragener Zeichnungsberechtigung auf und ob sie einzeln oder kollektiv zu zweien zeichnen. Wer Kollektivprokura zu zweien hat, kann die Firma nur zusammen mit einer zweiten Unterschrift verpflichten. Jede GmbH und jede AG braucht eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz, die sie vertreten kann. Eine Firma in ausländischem Besitz erfüllt diese Regel oft über einen Treuhänder, der in ihrem Verwaltungsrat sitzt oder als Geschäftsführer eingetragen ist. Das Register zeigt, wer einen Vertrag unterschreiben kann. Entscheiden kann eine andere Person.
Schweizer Unternehmen prüfen zeigt, wo jede dieser Angaben in Zefix und im kantonalen Auszug steht. Die Hinweise auf die Grösse behandelt der Leitfaden Wie gross ist ein Schweizer Unternehmen?
Offene Punkte und die nächste Recherchefrage
Schreiben Sie auf, was Sie nicht klären konnten, und wie es sich klären lässt: eine Seite, die Sie prüfen, eine Person, die Sie fragen, ein Ereignis, das Sie abwarten. Wählen Sie dann den einen offenen Punkt, der über das weitere Vorgehen entscheidet, und formulieren Sie ihn als Frage. Oft kann nur die Firma selbst sie beantworten, und dann wird daraus die Frage, mit der Ihre erste E-Mail endet.
Der Entscheid hat drei mögliche Ausgänge. Jetzt schreiben, wenn die Vertragspartei klar ist und eine aktuelle Änderung Ihnen etwas Konkretes zu sagen gibt. Warten, mit einem Datum oder Ereignis, das die Recherche wieder öffnet, etwa ein Stelleninserat, der nächste Geschäftsbericht oder die Antwort auf einen Anruf. Streichen, mit Begründung, damit im nächsten Quartal niemand dieselbe Firma umsonst noch einmal recherchiert.
Ausgefülltes Beispiel 1: ein Ingenieurbüro mit zwei neu eingetragenen Zweigniederlassungen
Der Anbieter ist eine Informatikfirma im Wallis, die die Computer und gemeinsamen Datenablagen kleiner Büros betreut. Die Firma und ihre Meldungen sind erfunden. Dieselbe Firma erscheint im ersten Beispiel der Kaltakquise-E-Mails.
| Feld | Befund | Quelle und Datum |
|---|---|---|
| Firmenname und UID | Felsgrund Ingenieure AG, CHE-123.456.789 | Zefix, geprüft am 14.10.2026 |
| Rechtsform, Sitz und Status | AG, Sitz in Visp (Wallis), aktiv | Zefix, geprüft am 14.10.2026 |
| Wo gearbeitet wird | Büros in Visp, Martigny und Thun | Website der Firma, geprüft am 14.10.2026 |
| Gesellschaft oder Zweigniederlassung | Visp ist die Gesellschaft. Martigny und Thun sind ihre eingetragenen Zweigniederlassungen, jede mit eigenem Eintrag. | SHAB, 2.9.2026 und 9.9.2026 |
| Eigentümer und Gruppe | Eine Zefix-Suche nach «Felsgrund» ergibt nur die AG und ihre zwei Zweigniederlassungen. Die Aktionäre stehen nicht im Register. Offen. | Zefix, geprüft am 14.10.2026 |
| Wer zeichnet und wie | Der Geschäftsführer und zwei Mitglieder des Verwaltungsrats, alle kollektiv zu zweien | Kantonaler Auszug, geprüft am 14.10.2026 |
| Kaufende Gesellschaft | Felsgrund Ingenieure AG, Visp. Verträge für die Zweigniederlassungen unterschreibt die AG. | Aus den beiden Zeilen oben |
| Was die Firma tatsächlich macht | Ingenieur- und Geologiearbeiten zu Naturgefahren: Steinschlag, Hochwasser, Lawinen, Rutschungen | Website der Firma, geprüft am 14.10.2026 |
| Hinweise auf die Grösse | Die Teamseite nennt 23 Personen in den drei Büros. Keine offenen Stellen. | Website der Firma, geprüft am 14.10.2026 |
| Sprache für den Erstkontakt | Deutsch, an den Hauptsitz in Visp. Die Website ist deutsch und französisch. | Website der Firma, geprüft am 14.10.2026 |
| Jüngste Änderungen | Zweigniederlassung in Martigny eingetragen, mit einer Meldung auf Französisch. Zweite Zweigniederlassung in Thun (Bern) eingetragen. Die Meldungen belegen zwei eingetragene Zweigniederlassungen in zwei Kantonen. Ob die Büros neu sind, lassen sie offen. | SHAB, 2.9.2026 und 9.9.2026 |
| Ungeklärte Tatsachen | Wann die beiden Büros eröffnet wurden: Die Website nennt kein Datum. Wer heute die Informatik betreut: Dazu ist nichts öffentlich. Beides kann nur die Firma klären. Offen. | |
| Nächste Recherchefrage | Betreibt Felsgrund seine Informatik intern oder mit einem externen Anbieter? Das kann nur die Firma beantworten. | |
| Entscheid | Jetzt schreiben, auf Deutsch, an den Geschäftsführer. Die E-Mail endet mit der nächsten Recherchefrage. | |
| Verantwortlich und Datum | Kundenberater, Wallis | 14.10.2026 |
Die E-Mail übernimmt aus der Recherche die beiden SHAB-Meldungen mit ihren Daten, den offenen Punkt und die Schlussfrage. Der Entwurf, der auf dieser Recherche aufbaut, beginnt mit den Meldungen vom 2. und 9. September, sagt offen, dass der Absender nicht weiss, ob die Büros neu sind, und fragt, ob Felsgrund seine Informatik intern löst.
Ausgefülltes Beispiel 2: eine Schweizer Tochter mit Sitz bei einer Treuhandfirma
Der Anbieter ist ein Lohnbüro, das für Schweizer KMU die monatliche Lohnabrechnung erledigt. Auf seiner Liste steht eine GmbH, die Dosierpumpen für die Wasseraufbereitung verkauft und wartet. Die Firma, ihre Muttergesellschaft und die Treuhandfirma sind erfunden.
| Feld | Befund | Quelle und Datum |
|---|---|---|
| Firmenname und UID | Nordhalm Dosiertechnik GmbH, CHE-987.654.321 | Zefix, geprüft am 13.10.2026 |
| Rechtsform, Sitz und Status | GmbH, Sitz in Baar (Zug), c/o Lorzenhof Treuhand AG, aktiv | Zefix, geprüft am 13.10.2026 |
| Wo gearbeitet wird | Servicestelle und Ersatzteillager in Dietikon (Zürich) | Website der Firma, geprüft am 13.10.2026 |
| Gesellschaft oder Zweigniederlassung | Eine eigenständige Schweizer Gesellschaft ohne eingetragene Zweigniederlassungen | Zefix, geprüft am 13.10.2026 |
| Eigentümer und Gruppe | Einzige Gesellschafterin: Nordhalm Pumpen GmbH, Freiburg im Breisgau (Deutschland), mit dem ganzen Stammkapital von CHF 20'000 | Kantonaler Auszug, geprüft am 13.10.2026 |
| Wer zeichnet und wie | Ein Geschäftsführer mit Wohnsitz in Deutschland, mit Einzelunterschrift. Ein zweiter Geschäftsführer, Partner der Lorzenhof Treuhand AG mit Wohnsitz im Kanton Zug, mit Einzelunterschrift. Eine Person mit Wohnsitz im Kanton Zürich hat Kollektivprokura zu zweien. | Kantonaler Auszug, geprüft am 13.10.2026; Prokura: SHAB, 3.3.2026 |
| Kaufende Gesellschaft | Die Nordhalm Dosiertechnik GmbH beschäftigt die Mitarbeitenden in der Schweiz, also stünde sie im Vertrag für die Lohnabrechnung. Wer den Anbieter auswählt, ist offen: die Muttergesellschaft oder einer der Geschäftsführer. | Inserat auf jobs.ch mit der GmbH als Arbeitgeberin, erstmals ausgeschrieben am 22.9.2026 |
| Was die Firma tatsächlich macht | Verkauft und wartet Dosierpumpen für kommunale Wasserversorgungen und die Industrie, unter der Marke der Muttergesellschaft | Website der Firma, geprüft am 13.10.2026 |
| Hinweise auf die Grösse | Die Website nennt neun Personen in Dietikon. Eine offene Stelle, für einen Servicetechniker. | Website der Firma, geprüft am 13.10.2026; Inserat auf jobs.ch, erstmals ausgeschrieben am 22.9.2026, am 13.10.2026 noch online |
| Sprache für den Erstkontakt | Deutsch | Website der Firma, geprüft am 13.10.2026 |
| Jüngste Änderungen | Prokura für die Person im Kanton Zürich eingetragen: belegt, dass in diesem Kanton jemand zusammen mit einer zweiten Unterschrift zeichnen kann; offen bleibt ihre Funktion. Das Inserat für einen Servicetechniker: belegt, dass die Firma Personal sucht; offen bleibt, ob die Stelle neu ist oder neu besetzt wird. | SHAB, 3.3.2026; jobs.ch, 22.9.2026 |
| Ungeklärte Tatsachen | Wer heute die Löhne abrechnet: die Muttergesellschaft in Freiburg, die Treuhandfirma am Sitz oder die Servicestelle in Dietikon. Zu klären mit einer Frage an die Servicestelle in Dietikon. Offen. | |
| Nächste Recherchefrage | Wer rechnet die Löhne der neun Personen in Dietikon ab? Das Backoffice dort kann es in einem Anruf beantworten. | |
| Entscheid | Warten, bis ein Anruf in Dietikon klärt, wer die Löhne abrechnet. Erledigt das die Treuhandfirma oder die Muttergesellschaft, für ein Jahr streichen und den Grund notieren. | |
| Verantwortlich und Datum | Verkauf, Lohnbüro | 13.10.2026 |
In dieser Recherche entscheiden der Sitz und die Eigentümer. Das «c/o» stellt eine Treuhandfirma zwischen die Gesellschaft und ihre Administration, einer der Partner der Treuhandfirma zeichnet für die Gesellschaft, und die einzige Gesellschafterin ist eine deutsche Muttergesellschaft. Beide könnten die Lohnabrechnung schon erledigen, und eine E-Mail, die genau diese anbietet, käme dann bei jemandem an, der keinen Grund hat zu antworten. Die Prokura und das Stelleninserat sind echte Änderungen. Zur Lohnabrechnung sagt keine von beiden etwas, deshalb hält die Recherche sie fest und baut keine E-Mail darauf auf.
Was Prospex dazu beiträgt
Prospex erstellt eine Liste von Schweizer Firmen, die zu einer Beschreibung Ihrer Kunden passen, und begründet bei jeder, warum sie passt. Zu jeder Firma zeigt Prospex die Registerdaten und die Änderungen, die zu ihr publiziert werden: Handelsregistermeldungen, Markeneintragungen, Stelleninserate und Änderungen an der Website, jede datiert und mit ihrer Quelle verlinkt. Der Firmenbericht, den Sie mit «Bericht herunterladen» als PDF speichern, nennt zusätzlich die Organe und ihre Zeichnungsart. Damit sind die Registerzeilen der Vorlage und die meisten Änderungen abgedeckt. Die Beurteilung der Vertragspartei und der Entscheid bleiben bei Ihnen.
Sehen Sie sich eine Beispielliste an, oder lesen Sie unter Schweizer Unternehmensdaten, aus welchen Quellen die Angaben in jeder Zeile stammen.
Häufige Fragen
- Was gehört in eine Firmenrecherche vor dem Erstkontakt?
- Firmenname, UID und Sitz laut Handelsregister, die Gesellschaft, die einen Vertrag unterschreiben würde, was die Firma tatsächlich macht und wie gross sie ist, die jüngsten Änderungen mit Quelle und Datum, was noch offen ist, und ein Entscheid: jetzt schreiben, warten oder streichen.
- Zeigt das Handelsregister, wem eine Firma gehört?
- Bei einer GmbH ja: Der Eintrag nennt die Gesellschafter und ihre Stammanteile. Der Eintrag einer AG nennt keine Aktionäre. Seit dem 1. Oktober 2026 müssen AG und GmbH ihre wirtschaftlich berechtigten Personen dem Transparenzregister des Bundes melden, bestehende Gesellschaften innerhalb einer Übergangsfrist. Einsehen können es nur Behörden und bestimmte Finanzintermediäre.
- Ist eine Zweigniederlassung eine eigene Firma?
- Eine Zweigniederlassung hat einen eigenen Handelsregistereintrag und eine eigene UID, aber keine eigene Rechtspersönlichkeit. Ein Vertrag, der für die Zweigniederlassung unterschrieben wird, bindet die Hauptgesellschaft, die schweizerisch oder ausländisch sein kann.