SHAB-Publikationen lesen: Ein Leitfaden für den B2B-Vertrieb
Das SHAB verzeichnet die Änderungen, die Schweizer Unternehmen veröffentlichen müssen: Neueintragungen, Wechsel in der Geschäftsleitung, Kapitaländerungen, Sitzverlegungen und Löschungen. Für den Vertrieb kann ein solcher Eintrag ein konkreter, datierter Anlass sein, sich ein Unternehmen genauer anzusehen.
Anhand eines SHAB-Eintrags können Sie prüfen, ob eine Änderung für Ihr Angebot relevant ist. Halten Sie Ihre Einschätzung fest, damit Sie später darauf zurückkommen können. Endpunkte und Datenformate für die technische Anbindung finden Sie im Leitfaden zur SHAB-API.
Was das SHAB ist
SHAB steht für Schweizerisches Handelsamtsblatt. In der Westschweiz heisst dieselbe Publikation Feuille officielle suisse du commerce (FOSC). Die kantonalen Handelsregister melden veröffentlichungspflichtige Änderungen an das Amtsblatt. Dort erhält jeder Eintrag ein Publikationsdatum und eine Referenznummer.
Auf shab.ch können Sie nach Unternehmen suchen und die Suche nach Publikationsangaben eingrenzen. Zefix (Zentraler Firmenindex) fasst die aktuellen Handelsregisterdaten zusammen und verlinkt auf die veröffentlichten Einträge. Verwenden Sie in beiden Diensten die UID zur Suche, da sich Firmennamen und Adressen ändern können.
So lesen Sie einen SHAB-Eintrag
Ein typischer Handelsregistereintrag im SHAB folgt einem festen Aufbau. Wer ihn kennt, findet die relevanten Angaben schnell.
- 1 Firmenname: wie eingetragen, mit dem Rechtsformzusatz.
- 2 Sitz: die Gemeinde und damit der Kanton.
- 3 UID: bleibt auch bei Namensänderungen und Sitzverlegungen gleich.
- 4 Rechtsform: hier eine Aktiengesellschaft mit Aktienkapital.
- 5 Art der Änderung: lesen Sie diese Stelle zuerst. Aktienkapital ist das Schlüsselwort.
- 6 Neues Kapital: mit dem liberierten Anteil und der Stückelung der Aktien.
- 7 Bisheriges Kapital: vergleichen Sie den Betrag mit dem neuen Kapital, um die Höhe der eingetragenen Kapitalerhöhung zu ermitteln: CHF 400'000.
- 8 Eingetragene Personen: ihre Funktion und ihre Zeichnungsberechtigung.
Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) identifiziert ein Unternehmen eindeutig. Sie beginnt mit CHE-, gefolgt von neun Ziffern. Diese Nummer bleibt bestehen, wenn dieselbe Rechtseinheit ihren Namen oder Sitz ändert. Verwenden Sie sie, um ein Unternehmen in verschiedenen SHAB-Publikationen und in Zefix zuverlässig wiederzufinden.
Beginnen Sie mit der Zeile Art der Änderung und vergleichen Sie dann die alten und neuen Werte. Achten Sie auf Schlüsselwörter wie Eingetragene Personen, Neue Adresse, Neuer Zweck oder Aktienkapital. In französischsprachigen Einträgen lauten die entsprechenden Begriffe Personnes inscrites, Nouvelle adresse, Nouveau but und Capital-actions.
Die Zeichnungsberechtigung beschreibt, wer das Unternehmen rechtlich binden kann. Die gängigsten Formen sind Einzelunterschrift (eine Person allein) und Kollektivunterschrift zu zweien (zwei Personen gemeinsam). Einzelunterschrift bedeutet, dass die Person allein für das Unternehmen rechtsverbindlich unterschreiben kann. Sie zeigt nicht, wer für eine bestimmte Kaufentscheidung zuständig ist.
Welche SHAB-Änderungen für den Vertrieb relevant sind
Der Publikationstyp hilft Ihnen, die Meldungen zu filtern. Der Wortlaut des Eintrags sagt Ihnen, was sich geändert hat.
Neueintragungen
Ein neues Unternehmen wurde ins Handelsregister eingetragen. Die Meldung enthält den Firmennamen, die Rechtsform (AG, GmbH, Einzelfirma usw.), die Adresse, den Unternehmenszweck, das Kapital und die zeichnungsberechtigten Personen.
Eine Neueintragung nennt das Gründungsdatum und die Zeichnungsberechtigten. Sie enthält auch den eingetragenen Zweck. Bevor Sie den Eintrag für die Akquise vormerken, prüfen Sie, ob das Unternehmen eine aktuelle Website hat und wer dort arbeitet. Beurteilen Sie danach, ob seine Tätigkeit zu Ihrem Markt passt. Manche Neueintragungen sind Holdinggesellschaften oder Gesellschaften, die für eine Reorganisation gegründet wurden. Der eingetragene Zweck kann bei der ersten Zuordnung zu einer Branche helfen, reicht allein aber selten aus.
Verwaltungsrats- und Geschäftsleitungswechsel
Ein Wechsel in der Geschäftsleitung liefert Ihnen den Namen der neu ernannten Person und das Datum der Änderung. Prüfen Sie den tatsächlichen Aufgabenbereich der Person und ob das Unternehmen zu Ihrem Markt passt. Passt das Unternehmen zu Ihrem Markt und ist die Person für Ihr Angebot zuständig, kann die Ernennung ein guter Anlass sein, sich vorzustellen. Gehen Sie nicht davon aus, dass bestehende Verträge oder Budgets überprüft werden.
Im SHAB erfahren Sie, wer für das Unternehmen rechtsverbindlich unterschreiben darf. Wer über den Kauf Ihres Angebots entscheidet, klären Sie beim Unternehmen selbst oder anhand einer anderen verlässlichen Quelle.
Kapitaländerungen
Der Eintrag verzeichnet eine Erhöhung oder Herabsetzung des Aktien- oder Stammkapitals. Eine Kapitalerhöhung kann relevant sein, doch der Betrag allein sagt weder, warum sie stattfand, noch ob das Unternehmen zusätzliche Mittel für das Tagesgeschäft zur Verfügung hat. Lesen Sie die Einzelheiten der Kapitaländerung und prüfen Sie, ob das Unternehmen eine Finanzierung, Neueinstellungen oder Expansionspläne bekannt gegeben hat. So können Sie besser einschätzen, ob es als Kunde infrage kommt und wie Sie es ansprechen.
Sitzverlegungen
Wenn ein Unternehmen seinen eingetragenen Sitz verlegt, bestätigt der Eintrag die neue Adresse und den Kanton. Prüfen Sie, ob auch der Betriebsstandort umgezogen ist. Die eingetragene Adresse kann eine Treuhand- oder Domizilierungsadresse sein. Eine Sitzverlegung ist relevant, wenn ein tatsächlicher Umzug Bedarf an Ihrer Dienstleistung schafft.
Zweckänderungen
Vergleichen Sie den alten und neuen Zwecktext. Eine neue Tätigkeit kann für Ihr Angebot relevant sein, doch der eingetragene Zweck ist oft breit formuliert und wird manchmal erst angepasst, nachdem das Unternehmen die Tätigkeit bereits aufgenommen hat.
Änderungen des Firmennamens
Verfolgen Sie das Unternehmen über die UID, damit ein Namenswechsel nicht zu einem doppelten Eintrag in Ihrer Kundenliste führt.
Löschungen und Insolvenzmeldungen
Klären Sie, warum das Unternehmen gelöscht wurde. Nach einer Fusion führen Sie die Kontakthistorie unter der übernehmenden Gesellschaft weiter. Nach einer Liquidation archivieren Sie den Firmeneintrag in Ihrem CRM, es sei denn, Ihr Angebot betrifft das laufende Verfahren.
Stellen Sie die laufende Akquise ein, wenn ein Konkursverfahren eröffnet wird, und prüfen Sie den aktuellen Status des Unternehmens. Anbieter, die im Bereich Insolvenz oder Sanierung tätig sind, beurteilen solche Unternehmen nach anderen Kriterien.
SHAB-Publikationen nach Kanton finden
Das Schweizerische Handelsamtsblatt veröffentlicht Meldungen aus der ganzen Schweiz. Jede Meldung nennt den Kanton des einreichenden Registers. Auf shab.ch schränkt der Filter «Kantone» die Suche auf einen oder mehrere Kantone ein.
Jede SHAB-Meldung erscheint in der Sprache des einreichenden Handelsregisters: das Handelsregister Zürich auf Deutsch, das Handelsregister Genf auf Französisch. Zweisprachige Kantone (Bern, Freiburg, Wallis) publizieren in der Sprache des Firmensitzes.
Daneben erscheinen Bekanntmachungen in den kantonalen Amtsblättern. Das Amtsblatt des Kantons Zürich oder das Amtsblatt des Kantons Bern enthält regionale Publikationen (öffentliche Ausschreibungen, Zahlungsbefehle), die nicht im eidgenössischen SHAB stehen. Das SHAB deckt ausschliesslich Handelsregistermutationen und bundesrechtliche Pflichtpublikationen ab.
SHAB und Handelsregister: der Unterschied
Das Handelsregister ist die amtliche Datenbank, in der Unternehmen eingetragen sind. Jeder Kanton führt ein eigenes Register, und Zefix bündelt sie in einem schweizweiten Index. Das SHAB ist das Publikationsorgan: Es veröffentlicht die Meldungen über Änderungen an diesen Einträgen. Ein SHAB-Eintrag ist der datierte Nachweis, dass eine Registeränderung stattgefunden hat.
Die beiden Quellen ergänzen sich. Das Handelsregister (über Zefix) zeigt den aktuellen Stand eines Unternehmens: Name, Sitz, Kapital, eingetragene Personen. Das SHAB zeigt, wann sich dieser Stand geändert hat und was vorher galt. Für die Suche nach einem Unternehmen eignet sich Zefix. Im SHAB finden Sie Unternehmen, die kürzlich eine Änderung veröffentlicht haben.
SHAB-Meldungen im Arbeitsalltag auswerten
Beginnen Sie mit einem Kanton und ein oder zwei Eintragstypen. Mit den folgenden Schritten lässt sich die Auswertung in den Arbeitsalltag einbauen. Dabei prüfen Sie vor jeder Kontaktaufnahme, ob das Unternehmen als Kunde infrage kommt.
- Öffnen Sie shab.ch und setzen Sie Ihre Filter. Wählen Sie das Publikationsdatum und die gewünschten Kantone. Grenzen Sie die Suche danach mit den verfügbaren Filtern nach Eintragstyp ein.
- Halten Sie fest, was Sie finden. Notieren Sie für jeden relevanten Eintrag die UID, die genaue Änderung, das Publikationsdatum und die alten und neuen Werte, sofern der Eintrag sie zeigt.
- Prüfen Sie das Unternehmen in Zefix. Öffnen Sie zefix.admin.ch und suchen Sie nach der UID. Zefix zeigt den aktuellen Registerstand. So erkennen Sie auch, ob ein vermeintlich neues Unternehmen lediglich seinen Namen geändert hat.
- Prüfen Sie, ob das Unternehmen als Kunde infrage kommt. Wenden Sie dieselben Kriterien an wie bei allen potenziellen Kunden. Halten Sie dann in einem Satz fest, warum die Registeränderung für Ihr Angebot relevant ist.
- Halten Sie den Anlass für die Kontaktaufnahme fest. Speichern Sie den Eintrag, damit Sie später nachvollziehen können, warum Sie das Unternehmen zu diesem Zeitpunkt angesprochen haben. Erwähnen Sie ihn in der Ansprache nur, wenn der Bezug zu Ihrem Angebot klar ist.
Wo die manuelle Auswertung an Grenzen stösst
Eine klar eingegrenzte Suche lässt sich gut manuell auswerten. Je mehr Kantone, Sprachen und Eintragstypen Sie berücksichtigen, desto grösser wird der Aufwand. Mit dem Eintrag beginnt die Prüfung: Sie müssen noch feststellen, was das Unternehmen tut und ob es zu Ihrem Markt passt. Danach suchen Sie die Person, die über den Kauf entscheidet.
Die öffentlichen Daten lassen sich rasch prüfen. Ob Sie einen Eintrag zwei Stunden früher lesen, macht für Ihre Erfolgschancen selten einen Unterschied. Entscheidend ist, ob das Unternehmen schon vor der Veröffentlichung als Kunde infrage kam.
Wo Prospex ansetzt
Prospex hilft Ihnen zu prüfen, welche Unternehmen als Kunden infrage kommen. Sie beschreiben, welche Schweizer Unternehmen Sie erreichen möchten, und nennen einige Ihrer Kunden als Beispiele. Prospex vergleicht Unternehmen mit diesem Profil anhand von Registerdaten und anderen öffentlichen Firmeninformationen. Jedes Ergebnis erklärt, warum das Unternehmen auf der Liste steht und welche Angaben noch unsicher sind.
Anschliessend können Sie Registeränderungen bei diesen passenden Unternehmen verfolgen. Wenn Sie eine Kapitalerhöhung oder einen Geschäftsführerwechsel sehen, wissen Sie bereits, dass das betreffende Unternehmen für Sie interessant ist.
Sehen Sie sich einen Beispielmarkt an, der auf denselben öffentlichen Quellen beruht.