Préparer un compte suisse avant le premier e-mail: une fiche et deux exemples remplis
Ce modèle de fiche de recherche tient une entreprise suisse sur une seule page. Une liste vérifiée vous dit quelles entreprises correspondent à ce que vous vendez. Avant que quiconque écrive à l'une d'elles, il faut établir quelle entité juridique achèterait, ce que l'on sait d'elle et de quelle source, et ce qui reste ouvert. La fiche consigne ces réponses: la personne qui envoie le premier e-mail, ou celle qui reprend le compte six mois plus tard, voit ce qui a été vérifié et quand.
La fiche intervient après la vérification de la liste de prospects et avant le premier e-mail. C'est la troisième étape du processus de prospection B2B en Suisse. Deux fiches remplies suivent le modèle: l'une aboutit à un e-mail, l'autre à un appel téléphonique qui tranche d'abord une seule question.
Le modèle
Quinze champs répartis en six parties. Chaque constat porte sa source, la date de la source et la date à laquelle vous l'avez vérifié, et il est marqué comme confirmé ou ouvert.
| Partie | Champ | À consigner |
|---|---|---|
| Identité | Raison sociale et IDE | La raison sociale exactement comme le registre l'écrit, et le numéro CHE. |
| Forme juridique, siège et statut | SA, Sàrl, succursale ou autre; le siège inscrit; active ou en liquidation. | |
| Lieux de travail | Les adresses où les gens travaillent, quand elles diffèrent du siège. | |
| Entité acheteuse | Société ou succursale | Une succursale a sa propre inscription au registre et son propre IDE, mais pas de personnalité juridique. Un contrat signé pour elle engage la société dont elle dépend. |
| Propriétaires et groupe | Les associés qu'indique l'inscription d'une Sàrl, une maison mère nommée sur le site web, d'autres sociétés du même nom. | |
| Qui signe, et comment | Les personnes qui ont le pouvoir de signer et leur mode de signature: individuelle ou collective à deux. | |
| L'entité qui achèterait | L'entité juridique que votre contrat nommerait, et ce qui l'établit. | |
| Adéquation | Activité réelle | D'après le site web et les offres d'emploi. Le but statutaire seul est trop large. |
| Indices de taille | Effectif indiqué sur le site web, postes ouverts, nombre de sites, organe de révision. | |
| Langue du premier contact | La langue du bureau auquel vous allez écrire. | |
| Changements | Changements récents | Une ligne par changement: ce qu'il montre, ce qu'il laisse ouvert, source et date. |
| Points ouverts | Faits non établis | Chaque fait que vous n'avez pas pu établir, avec le moyen de le trancher. |
| Prochaine question de recherche | La question dont la réponse décide de l'étape suivante, et qui peut y répondre. | |
| Décision | Décision | Écrire maintenant, attendre une date ou un événement précis, ou abandonner. Une phrase pour justifier. |
| Auteur et date | Qui a rédigé la fiche, et quand. |
Télécharger le modèle sous forme de tableur (Excel, s'ouvre aussi dans Google Sheets et Numbers). Il reprend les quinze lignes, avec des colonnes vides pour le constat, la source, la date de la source, la date de vérification et le statut. Tenez un fichier par entreprise, ou collez les lignes dans la fiche de l'entreprise de votre CRM.
Deux dates pour chaque fait
Un constat sans date ne peut pas être revérifié, et une fiche est souvent relue des semaines plus tard par quelqu'un qui ne l'a pas rédigée. Notez deux dates:
- La date de la source: le jour où, selon la source, le fait a été publié. Un avis de la FOSC porte une date de publication, et l'inscription au registre qui le précède une date d'inscription au journal, quelques jours plus tôt. Retenez la date de publication, celle qu'un lecteur peut retrouver. Une offre d'emploi porte la date de sa première mise en ligne.
- La date de votre vérification: la plupart des sites web ne sont pas datés, et pour une page d'équipe ou une liste de produits, c'est la seule date disponible.
Marquez chaque constat comme confirmé ou ouvert. Confirmé signifie que vous l'avez lu dans une source capable de l'établir: le registre pour un signataire, le site de l'entreprise pour l'adresse d'un bureau, l'offre d'emploi pour le nom de l'employeur. Le souvenir d'un collègue ou une entrée dans une base de contacts reste ouvert jusqu'à ce qu'une source le confirme.
Vérifier l'entité acheteuse
L'entreprise de votre liste et celle qui signera votre contrat peuvent être deux entités distinctes. Les inscriptions au registre du commerce suisse donnent l'essentiel de ce qu'il faut pour les départager.
- Succursales: une succursale (Zweigniederlassung en allemand) a sa propre inscription au registre, souvent dans un autre canton, et son propre IDE. Elle n'a pas de personnalité juridique: ce qui est signé pour elle engage la société dont elle dépend. Quand votre liste contient une succursale, retrouvez l'inscription principale qu'elle mentionne et étudiez aussi cette société.
- Succursales suisses de sociétés étrangères: l'inscription se lit par exemple «XY GmbH, Freiburg im Breisgau, Zweigniederlassung Basel». La partie au contrat est la société étrangère, et les achats se décident souvent à l'étranger.
- Propriétaires: l'inscription d'une Sàrl mentionne ses associés et leurs parts sociales, si bien qu'une maison mère qui détient les parts y apparaît. L'inscription d'une SA ne mentionne aucun actionnaire. Depuis le 1er octobre 2026, les SA et les Sàrl doivent déclarer leurs ayants droit économiques au registre de transparence de la Confédération, les sociétés existantes dans un délai transitoire. Ce registre n'est accessible qu'aux autorités et à certains intermédiaires financiers. Pour une SA, le site de l'entreprise, son rapport annuel ou ses communiqués de presse nomment parfois une maison mère.
- Même nom, autre société: une recherche dans Zefix sur la partie distinctive du nom fait apparaître les sociétés sœurs et les holdings. Un nom commun ne prouve rien à lui seul: comparez les adresses et les personnes qui signent.
- Siège chez un tiers: une inscription avec «c/o» suivi du nom d'une fiduciaire signifie que le siège est domicilié. Le travail se fait en général ailleurs, et la fiduciaire tient peut-être déjà la comptabilité ou les salaires que vous espériez vendre. Le guide des adresses de domiciliation recense les adresses qui hébergent le plus de sociétés.
- Qui signe: le registre mentionne toutes les personnes inscrites avec pouvoir de signature, et indique si elles signent individuellement ou collectivement à deux. Un fondé de procuration avec signature collective à deux n'engage la société qu'avec une seconde signature. Une Sàrl ou une SA doit avoir une personne domiciliée en Suisse qui puisse la représenter, et une société en mains étrangères remplit souvent cette exigence avec un fiduciaire qui siège à son conseil d'administration ou qui en est le gérant. Le registre vous dit qui peut signer un contrat. La personne qui décide peut être quelqu'un d'autre.
Vérifier une entreprise suisse montre où trouver chacun de ces éléments dans Zefix et dans l'extrait cantonal. Estimer la taille d'une entreprise suisse traite des indices de taille.
Points ouverts et prochaine question de recherche
Notez ce que vous n'avez pas pu établir, avec le moyen de le trancher: une page à consulter, une personne à interroger, un événement à attendre. Choisissez ensuite le point ouvert qui décide de la suite et formulez-le comme une question. Souvent, seule l'entreprise peut y répondre, et cette question devient alors celle sur laquelle se termine votre premier e-mail.
La décision a trois issues. Écrire maintenant, quand l'entité acheteuse est claire et qu'un changement récent vous donne quelque chose de concret à dire. Attendre, avec une date ou un événement qui rouvre la fiche, comme une offre d'emploi, le prochain rapport annuel ou la réponse à un appel. Abandonner, en notant la raison, pour que personne ne refasse la même recherche pour rien le trimestre suivant.
Fiche remplie 1: un bureau d'ingénieurs avec deux succursales nouvellement inscrites
Le vendeur est une entreprise informatique valaisanne qui gère les ordinateurs et les fichiers partagés de petits bureaux. L'entreprise et ses avis sont inventés, et la même entreprise apparaît dans le premier exemple des e-mails de premier contact.
| Champ | Constat | Source et date |
|---|---|---|
| Raison sociale et IDE | Felsgrund Ingenieure AG, CHE-123.456.789 | Zefix, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Forme juridique, siège et statut | SA (AG), siège à Viège (Valais), active | Zefix, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Lieux de travail | Bureaux à Viège, Martigny et Thoune | Site de l'entreprise, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Société ou succursale | Viège est la société. Martigny et Thoune sont ses succursales inscrites, chacune avec sa propre inscription. | FOSC, 2 et 9 sept. 2026 |
| Propriétaires et groupe | Une recherche Zefix sur «Felsgrund» ne renvoie que la SA et ses deux succursales. Les actionnaires ne figurent pas au registre. Ouvert. | Zefix, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Qui signe, et comment | Le directeur et deux membres du conseil d'administration, tous avec signature collective à deux | Extrait cantonal, vérifié le 14 oct. 2026 |
| L'entité qui achèterait | Felsgrund Ingenieure AG, Viège. Les contrats des succursales sont signés par la SA. | Déduit des deux lignes ci-dessus |
| Activité réelle | Ingénierie et géologie des dangers naturels: chutes de pierres, crues, avalanches et glissements de terrain | Site de l'entreprise, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Indices de taille | La page de l'équipe nomme 23 personnes dans les trois bureaux. Aucun poste ouvert. | Site de l'entreprise, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Langue du premier contact | Allemand, au siège de Viège. Le site est en allemand et en français. | Site de l'entreprise, vérifié le 14 oct. 2026 |
| Changements récents | Succursale inscrite à Martigny, avec un avis rédigé en français. Seconde succursale inscrite à Thoune (Berne). Les deux avis montrent deux succursales inscrites dans deux cantons. Ils laissent ouvert un point: les bureaux sont-ils nouveaux? | FOSC, 2 sept. 2026 et 9 sept. 2026 |
| Faits non établis | La date d'ouverture des deux bureaux: le site n'en donne aucune. Qui s'occupe de l'informatique aujourd'hui: aucune source publique ne le dit. Seule l'entreprise peut trancher l'un ou l'autre. Ouvert. | |
| Prochaine question de recherche | Felsgrund gère-t-elle son informatique à l'interne ou avec un prestataire externe? Seule l'entreprise peut répondre. | |
| Décision | Écrire maintenant, en allemand, au directeur. L'e-mail se termine sur la prochaine question de recherche. | |
| Auteur et date | Chargé d'affaires, Valais | 14 oct. 2026 |
L'e-mail reprend de la fiche les deux avis de la FOSC avec leurs dates, le point ouvert et la question finale. Le brouillon fondé sur cette fiche s'ouvre sur les avis des 2 et 9 septembre, dit ignorer si les bureaux sont nouveaux et demande si Felsgrund gère son informatique à l'interne.
Fiche remplie 2: une filiale suisse dont le siège est chez une fiduciaire
Le vendeur est un bureau qui établit chaque mois les salaires de PME suisses. Sa liste contient une Sàrl qui vend et entretient des pompes doseuses pour le traitement de l'eau. La société, sa maison mère et la fiduciaire sont inventées.
| Champ | Constat | Source et date |
|---|---|---|
| Raison sociale et IDE | Nordhalm Dosiertechnik GmbH, CHE-987.654.321 | Zefix, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Forme juridique, siège et statut | Sàrl (GmbH), siège à Baar (Zoug), c/o Lorzenhof Treuhand AG, active | Zefix, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Lieux de travail | Bureau de service et dépôt de pièces de rechange à Dietikon (Zurich) | Site de l'entreprise, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Société ou succursale | Une société suisse à part entière, sans succursale inscrite | Zefix, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Propriétaires et groupe | Associée unique: Nordhalm Pumpen GmbH, Fribourg-en-Brisgau (Allemagne), qui détient la totalité du capital de CHF 20'000 | Extrait cantonal, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Qui signe, et comment | Un gérant domicilié en Allemagne, avec signature individuelle. Un second gérant, associé de Lorzenhof Treuhand AG et domicilié dans le canton de Zoug, avec signature individuelle. Une personne domiciliée dans le canton de Zurich, avec procuration collective à deux. | Extrait cantonal, vérifié le 13 oct. 2026; procuration: FOSC, 3 mars 2026 |
| L'entité qui achèterait | Nordhalm Dosiertechnik GmbH emploie le personnel suisse, et c'est elle qu'un contrat de gestion des salaires nommerait. Qui choisit le prestataire reste ouvert: la maison mère, ou l'un des gérants. | Annonce jobs.ch qui nomme la Sàrl comme employeur, mise en ligne le 22 sept. 2026 |
| Activité réelle | Vend et entretient des pompes doseuses pour les services des eaux communaux et pour l'industrie, sous la marque de la maison mère | Site de l'entreprise, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Indices de taille | Le site nomme neuf personnes à Dietikon. Un poste ouvert, de technicien de service. | Site de l'entreprise, vérifié le 13 oct. 2026; annonce jobs.ch mise en ligne le 22 sept. 2026, encore en ligne le 13 oct. 2026 |
| Langue du premier contact | Allemand | Site de l'entreprise, vérifié le 13 oct. 2026 |
| Changements récents | Procuration inscrite pour la personne du canton de Zurich: montre que quelqu'un dans ce canton peut désormais signer, avec une seconde signature; laisse ouvert son rôle. Annonce de technicien de service: montre que l'entreprise recrute; laisse ouvert s'il s'agit d'un nouveau poste ou d'un remplacement. | FOSC, 3 mars 2026; jobs.ch, 22 sept. 2026 |
| Faits non établis | Qui gère les salaires aujourd'hui: la maison mère à Fribourg-en-Brisgau, la fiduciaire qui héberge le siège ou le bureau de Dietikon. À trancher en interrogeant le bureau de Dietikon. Ouvert. | |
| Prochaine question de recherche | Qui gère les salaires des neuf personnes de Dietikon? Le secrétariat sur place peut répondre en un appel. | |
| Décision | Attendre qu'un appel au bureau de Dietikon établisse qui gère les salaires. Si c'est la fiduciaire ou la maison mère, abandonner pour un an en notant pourquoi. | |
| Auteur et date | Vente, bureau de gestion des salaires | 13 oct. 2026 |
Dans cette fiche, tout se joue sur le siège et les propriétaires. Le «c/o» place une fiduciaire entre la société et ses formalités, l'un des associés de cette fiduciaire signe pour la société, et l'associée unique installe une maison mère allemande au-dessus d'elle. L'une ou l'autre gère peut-être déjà les salaires, et un e-mail proposant ce service arriverait alors chez quelqu'un qui n'a aucune raison de répondre. La procuration et l'offre d'emploi sont de vrais changements, et aucun des deux ne dit quoi que ce soit des salaires: la fiche les consigne sans fonder d'e-mail sur eux.
La place de Prospex
Prospex construit une liste d'entreprises suisses qui correspondent à la description de vos clients et explique pourquoi chacune correspond. Pour chaque entreprise, il affiche les données du registre et les changements publiés à son sujet: avis du registre du commerce, dépôts de marques, offres d'emploi et modifications de sites web, chacun daté et lié à sa source. Le rapport d'entreprise, que vous obtenez en PDF avec «Télécharger le rapport», ajoute les personnes inscrites et leur mode de signature. Cela couvre les lignes de la fiche qui viennent du registre et la plupart des changements. Le jugement sur l'entité acheteuse et la décision vous reviennent.
Consultez un exemple de liste, ou voyez où trouver les données d'entreprises suisses pour les sources de chaque ligne.
Questions fréquentes
- Que doit contenir une fiche de recherche sur un prospect?
- La raison sociale, l'IDE et le siège, l'entité juridique qui signerait le contrat, ce que fait l'entreprise et sa taille, ses changements récents avec leur source et leur date, ce qui reste ouvert, et une décision: écrire maintenant, attendre ou abandonner.
- Le registre du commerce indique-t-il qui possède une entreprise?
- Pour une Sàrl, oui: l'inscription mentionne les associés et leurs parts sociales. L'inscription d'une SA ne mentionne pas les actionnaires. Depuis le 1er octobre 2026, les SA et les Sàrl doivent déclarer leurs ayants droit économiques au registre de transparence de la Confédération, les sociétés existantes dans un délai transitoire. Il n'est accessible qu'aux autorités et à certains intermédiaires financiers.
- Une succursale est-elle une entreprise à part entière?
- Une succursale a sa propre inscription au registre du commerce et son propre IDE, mais pas de personnalité juridique. Un contrat signé pour la succursale engage l'entreprise dont elle dépend, qui peut être suisse ou étrangère.