Vérifier une entreprise suisse: du nom au numéro IDE

Vous avez un nom d'entreprise sur une facture ou un numéro IDE dans une signature de courriel. Cinq minutes dans les registres publics suisses suffisent pour confirmer l'identité et le statut de l'entité. Vous verrez aussi qui est inscrit avec un pouvoir de signature et quelles modifications ont été publiées récemment.

Commencez par les quatre vérifications ci-dessous. Chaque registre répond à une question différente.

Une vérification en cinq minutes

1. Cherchez l'IDE sur uid.admin.ch. Confirmez que l'identifiant correspond à l'entreprise et notez son statut actuel.
2. Ouvrez la fiche Zefix sur zefix.admin.ch. Vérifiez le nom, la forme juridique, le siège social et le lien vers le registre cantonal.
3. Consultez l'extrait cantonal. Trouvez les personnes inscrites et vérifiez si leur signature est individuelle ou collective.
4. Cherchez dans la FOSC sur shab.ch par nom ou IDE. Lisez les publications récentes et donnez suite à tout événement pertinent pour votre décision.

Ces vérifications confirment l'identité officielle et le statut enregistré de l'entité. Elles indiquent aussi les pouvoirs de signature. Évaluez séparément la solvabilité et l'adéquation commerciale.

L'IDE: confirmer l'identité et le statut

L'IDE (identifiant des entreprises) est un numéro à neuf chiffres attribué par l'Office fédéral de la statistique. Le format est CHE suivi de neuf chiffres groupés par trois, par exemple CHE-123.456.789. Le dernier chiffre est un chiffre de contrôle. Si un numéro IDE se valide dans le répertoire, il correspond à une entité actuelle ou passée.

L'IDE peut apparaître avec le suffixe MWST lorsque l'entité est inscrite au registre de la TVA. Selon la langue, la même mention s'affiche sous la forme TVA ou IVA. Le statut TVA est un indice utile. Pour estimer le chiffre d'affaires, complétez-le avec d'autres données. Les entreprises peuvent s'inscrire volontairement, et certaines activités sont exonérées. Le répertoire IDE affiche le statut actuel et les dates d'inscription pertinentes.

Vous pouvez consulter n'importe quel IDE sur uid.admin.ch. Les outils de recherche peuvent afficher le numéro avec ou sans ponctuation. Retirez-la avant de comparer deux identifiants. Le résultat indique le statut de l'entité et sa forme juridique. Il donne aussi l'adresse inscrite. Pour l'activité et la taille actuelles, consultez le site web de l'entreprise et d'autres sources récentes.

Zefix: trouver l'inscription officielle au registre

Zefix (Zentraler Firmenindex) est le portail fédéral de recherche dans les registres cantonaux du commerce, accessible sur zefix.admin.ch. Cherchez par nom d'entreprise ou IDE, puis utilisez le résultat pour confirmer le nom, la forme juridique, le siège social et le statut enregistré. Le résultat renvoie à l'extrait cantonal complet et aux publications FOSC de l'entreprise.

Le but statutaire décrit le champ d'activité autorisé de l'entreprise et est souvent bien plus large que son activité réelle. Consultez le site web de l'entreprise et son activité récente pour comprendre ce qu'elle vend aujourd'hui.

L'extrait cantonal: vérifier les pouvoirs de signature

Zefix fournit la vue d'ensemble. Le registre du commerce cantonal fournit l'extrait complet (Handelsregisterauszug). C'est là que vous trouvez les noms et les fonctions des personnes inscrites. L'extrait indique aussi leur pouvoir de signature.

Le pouvoir de signature en Suisse prend plusieurs formes. La Kollektivunterschrift zu zweien (signature collective à deux) signifie que deux personnes autorisées doivent signer ensemble pour engager la société. L'Einzelunterschrift (signature individuelle) permet à la personne de signer seule. D'autres formes comprennent la signature collective à trois personnes ou davantage et la procuration limitée (Prokura).

Avant d'envoyer un contrat, vérifiez comment le signataire est inscrit. Une signature collective à deux exige une seconde signature autorisée. Une signature individuelle permet à une personne inscrite d'engager la société, bien que le processus d'approbation interne puisse impliquer d'autres personnes.

Chaque canton tient son propre registre en ligne. Celui de Genève est accessible sur ge.ch/ecohrcinternet. Zurich, Vaud, Berne et les autres cantons proposent des portails équivalents. Zefix renvoie directement à la page cantonale de chaque entreprise.

La FOSC: examiner les changements publiés

La FOSC (Feuille officielle suisse du commerce, SHAB en allemand) est la gazette officielle suisse du commerce. Elle publie les avis liés aux mutations du registre du commerce et aux procédures telles que la liquidation ou la faillite. Cherchez par nom d'entreprise ou IDE sur shab.ch pour voir ce qui a été publié et quand.

Lisez les inscriptions comme des événements qui demandent du contexte. Un changement d'adresse peut être de routine. Un avis de faillite exige un suivi immédiat. Un avis seul explique rarement les raisons d'une modification du capital ou de la nomination d'un nouveau membre du conseil.

Publications à surveiller:

• Appel aux créanciers (Schuldenruf): une procédure dans laquelle les créanciers sont invités à produire leurs créances. Lisez la publication complète pour déterminer s'il s'agit d'une liquidation volontaire ou de difficultés financières.
• Faillite (Konkurs): une procédure d'insolvabilité a été ouverte. Vérifiez l'état actuel de la procédure avant d'agir.
• Augmentation de capital (Kapitalerhöhung): le capital inscrit a changé. La forme et les raisons de l'augmentation nécessitent un examen complémentaire.
• Changements d'organes (Organschaftliche Änderungen): nouveaux membres du conseil ou changement de direction. Ces changements peuvent justifier la mise à jour de vos contacts pour l'entreprise.

Ce que ces vérifications établissent

Ces registres fournissent le dossier officiel et le statut de l'entité. Ils recensent aussi ses représentants inscrits. Pour évaluer l'adéquation commerciale et la santé financière, consultez des informations actuelles sur l'entreprise. Si l'enjeu le justifie, vérifiez aussi sa réputation auprès de sources spécialisées.

Points à vérifier auprès d'autres sources:

• Le chiffre d'affaires et la santé financière (les comptes des sociétés suisses en dessous d'une certaine taille peuvent rester privés)
• Les effectifs et l'envergure opérationnelle
• Les produits et services actuels au-delà du but statutaire
• La réputation et les références clients

Choisir quelles entreprises vérifier

Les registres publics sont utiles une fois que vous avez une entreprise à vérifier. Prospex vous aide à décider quelles entreprises suisses méritent d'être vérifiées.

Décrivez votre client cible et ajoutez quelques entreprises avec lesquelles vous travaillez déjà. Prospex construit une liste à partir de données publiques sur les entreprises et explique pourquoi chacune correspond.

Voir un exemple de marché.

Si vous travaillez avec des données de registre

Deux autres identifiants apparaissent dans les fichiers exportés des registres et prêtent à confusion. L'EHRA-ID est le numéro de ligne interne du registre du commerce et le CH-ID est son prédécesseur. L'IDE identifie l'entité à l'échelle nationale. L'EHRA-ID et le CH-ID désignent chacun une inscription au registre. Une succursale a donc son propre EHRA-ID tout en partageant l'IDE de son siège. Le guide de l'API REST Zefix explique à quoi sert chacun.