B2B-Kundenakquise in der Schweiz in sieben Schritten: von der Zielkundenliste bis zum CRM

Die B2B-Kundenakquise bei Schweizer Firmen führt von der Liste der Firmen, die Sie als Kunden gewinnen möchten, bis zum ersten Gespräch und zum CRM-Eintrag dahinter. Oft reisst der Ablauf zwischen zwei Schritten ab: Eine Liste geht ungeprüft an den Vertrieb, eine E-Mail stützt sich auf eine Änderung, deren Meldung niemand ganz gelesen hat, oder eine Antwort landet nie im CRM, und die Firma wird sechs Monate später noch einmal recherchiert. Jeder der sieben Schritte unten übergibt dem nächsten etwas Bestimmtes, und zu jedem gibt es einen eigenen Leitfaden.

Die Schritte im Überblick

Schritt	Ausgangspunkt	Übergibt
1. Liste erstellen	Eine Beschreibung der Kunden, die Sie suchen	Firmen, jede mit dem Grund, warum sie passt
2. Liste prüfen	Die Liste	Akzeptierte, abgelehnte und unklare Firmen, jede mit Begründung
3. Firma recherchieren	Eine akzeptierte Firma	Eine einseitige Recherche, die mit schreiben, warten oder streichen endet
4. Auf einen Anlass warten	Recherchen mit dem Entscheid «warten»	Eine datierte Änderung mit ihrer Quelle
5. Die erste E-Mail schreiben	Die Recherche und die Änderung	Eine E-Mail an die richtige Person oder der Entscheid, sie nicht zu senden
6. Im CRM erfassen	Die Recherche, die E-Mail und eine allfällige Antwort	Ein Firmeneintrag mit UID, Recherche und datiertem nächstem Schritt
7. Später zurückkommen	Ein ruhender oder verlorener Kunde im CRM	Eine neue Recherche, sobald eine Änderung den Grund für den Abbruch beantwortet

Arbeiten Sie allein, erledigen Sie jeden Schritt selbst. Die Übergaben zählen trotzdem: Wenn die Firma Monate später wieder auftaucht, lesen Sie die Recherche und den CRM-Eintrag, um sich zu erinnern.

1. Liste erstellen

Gehen Sie davon aus, was Sie wem verkaufen: von der Tätigkeit der Firmen, die Sie suchen, wo sie arbeiten, wie gross sie sind und was eine Firma ausschliesst. Der Leitfaden Eine B2B-Zielkundenliste für die Schweiz erstellen macht aus einem Vertriebsbriefing diese Beschreibung und daraus eine Liste von Firmen. Unternehmen finden, die Ihren besten Kunden ähneln geht von drei guten Kunden aus, die Sie bereits haben. Mit der Grössenschätzung eines Schweizer Zielmarkts wissen Sie schon vor dem Erstellen, ob die Liste 40 oder 4'000 Firmen umfassen wird.

Übergabe: Bei jeder Firma auf der Liste steht der Grund, warum sie aufgenommen wurde. Eine reine Namensliste zwingt die prüfende Person, die Suche zu wiederholen.

2. Liste prüfen

Eine Suche nach Tätigkeit und Region liefert immer auch Firmen, die nur auf den ersten Blick passen: einen Händler, obwohl Sie Hersteller suchen, eine Holding ohne eigenen Betrieb, eine Firma, deren Schweizer Adresse ein Briefkasten ist. Bevor jemand recherchiert oder schreibt, prüfen Sie zuerst eine Stichprobe, um die Fehler zu finden, die sich wiederholen. Dann entscheiden Sie über jede Firma, halten fest, warum jede abgelehnte Firma nicht passt, und suchen nach guten Firmen, die die Suche übersehen hat. Schweizer Firmenliste vor der Kontaktaufnahme prüfen enthält die Aufnahmeregel und ein Prüfblatt.

Übergabe: Jede Firma ist akzeptiert, abgelehnt oder unklar, mit Begründung. Nur akzeptierte Firmen gehen weiter. Für unklare gibt es eine Rechercheaufgabe und eine verantwortliche Person.

3. Firma recherchieren

Hat die Prüfung eine Firma akzeptiert, klärt die Recherche, ob Sie ihr schreiben, welche Gesellschaft kaufen würde und was Sie Zutreffendes sagen können. Bei einer Schweizer Firma gehören dazu der Registereintrag und die Zweigniederlassungen, wer zeichnet und wie, die Eigentümer, soweit das Register sie zeigt, was die Firma tatsächlich macht und wie gross sie ist, und die jüngsten Änderungen, jede mit Quelle und Datum.

Die Vorlage für die Firmenrecherche fasst das auf einer Seite zusammen, mit einer Tabelle zum Herunterladen und zwei ausgefüllten Beispielen. Schweizer Unternehmen prüfen zeigt, wo jede Angabe in Zefix, im SHAB und im kantonalen Auszug steht, und der Leitfaden Wie gross ist ein Schweizer Unternehmen? behandelt die Hinweise auf die Grösse in öffentlichen Quellen.

Übergabe: eine Recherche, die die Vertragspartei nennt, aufführt, was noch offen ist, eine nächste Recherchefrage stellt und mit einem Entscheid endet: jetzt schreiben, bis zu einem genannten Datum oder Ereignis warten oder streichen.

4. Auf einen Anlass warten

Die meisten passenden Firmen haben diesen Monat keinen Grund, von Ihnen zu hören. Beobachten Sie sie, und öffnen Sie die Recherche wieder, wenn sich etwas ändert: eine eingetragene Zweigniederlassung, ein neuer Geschäftsführer, eine Fusion, ein Stelleninserat für die Funktion, der Ihr Produkt dient. Kaufsignale in der Schweiz geht durch, was jede Art von Änderung belegt und was sie offenlässt. Änderungen bei Schweizer Unternehmen kostenlos verfolgen beschreibt die kostenlosen Möglichkeiten, von der Suche im SHAB bis zur Überwachung einer einzelnen Firma.

Übergabe: eine Änderung mit Publikationsdatum und Link zur Quelle, vollständig gelesen. Hinter einer Zusammenfassung wie «Zweck geändert» kann eine Meldung stecken, die den alten Zweck bloss neu formuliert.

5. Die erste E-Mail schreiben

Die E-Mail nennt die Tatsache mit Quelle und Datum, formuliert Ihre Vermutung als Vermutung, sagt in einem Satz, was Sie tun, und stellt eine Frage, die sich leicht beantworten lässt. Das meiste davon liefert die Recherche: Der offene Punkt, den sie nennt, wird oft zur Schlussfrage. Fünf Kaltakquise-E-Mails zu Schweizer Firmenänderungen zeigt kommentierte Entwürfe zu fünf Arten von Meldungen, darunter einen Fall, in dem Abwarten der richtige Schritt ist.

Schreiben Sie an eine Person, die in der Recherche steht, und in der Sprache des Büros, an das die E-Mail geht. Für automatisch versendete Massenwerbung per E-Mail verlangt Art. 3 Abs. 1 lit. o UWG eine vorherige Einwilligung, auch wenn die Empfänger Firmen sind. Eine einzelne, von Hand geschriebene E-Mail fällt nach herrschender Auslegung nicht unter diese Regel. Die Einzelheiten stehen in Kaltakquise in der Schweiz: Was das Gesetz erlaubt. Unterschreiben Sie mit vollem Namen und Firma, und setzen Sie unter die Signatur einen Satz wie «Wenn Sie keine weiteren Nachrichten von mir wünschen, antworten Sie kurz, dann melde ich mich nicht mehr.»

Kommt keine Antwort, genügt nach etwa zwei Wochen ein einziges Nachfassen, mit etwas, das in der ersten E-Mail nicht stand. Danach legen Sie ein Datum fest, an dem Sie die Recherche wieder öffnen.

Übergabe: die gesendete E-Mail mit ihrem Datum oder der Grund, warum sie nicht gesendet wurde.

6. Im CRM erfassen

Im CRM übernimmt die nächste Person die Firma, deshalb muss der Eintrag für sich allein verständlich sein. Legen Sie pro Gesellschaft einen Firmeneintrag an, mit der UID als Schlüssel: Sie bleibt gleich, wenn die Firma ihren Namen ändert oder umzieht. Website-Domains und Namen ändern sich, und in einer Gruppe teilen sich oft mehrere Gesellschaften eine Domain. Ergänzen Sie dann:

• die Recherche oder einen Link darauf, mit Datum;
• die gesendete E-Mail und eine allfällige Antwort;
• den nächsten Schritt mit Datum: einen Anruf, ein Nachfassen oder ein Datum, an dem Sie die Recherche wieder öffnen;
• die Kontaktperson, der Sie geschrieben haben, verknüpft mit dem Firmeneintrag.

Gleichen Sie eine Liste vor dem Massenimport mit den Firmen ab, die schon im CRM sind. Zwei Einträge für dieselbe Firma teilen die Historie auf, und die zweite Verkäuferin schreibt, ohne die erste E-Mail zu sehen.

Übergabe: ein Eintrag, den jemand, der die Firma nie gesehen hat, in zwei Minuten lesen kann, mit einem datierten nächsten Schritt und einer verantwortlichen Person.

7. Später zurückkommen

Mit einem Kunden, der verstummt ist oder abgesagt hat, kann das Gespräch wieder aufleben. Im CRM steht, warum es nicht weiterging: kein Budget, ein Mitbewerber, die falsche Person, der falsche Zeitpunkt. Manche öffentlichen Änderungen in der Schweiz beantworten genau diese Gründe, etwa ein neuer Geschäftsführer, eine Fusion oder eine neue Zweigniederlassung. Ruhende Kunden reaktivieren zeigt, welche Änderungen welchen Absagegrund aufheben und was Sie schreiben, wenn Sie sich wieder melden. Gehen Sie von der Recherche aus Schritt 3 aus und ergänzen Sie sie um die neue Änderung.

Die Schritte in Clay oder n8n

Teams, die ihre Akquise in Clay oder n8n abwickeln, können die Schritte 1 und 4 automatisieren: mit einem Feed der Firmen auf einer Liste und einem Feed der Änderungen, die zu ihnen publiziert werden. Schweizer Kaufsignale in Clay und n8n zeigt, wie Sie in einer solchen Tabelle Eignung und Zeitpunkt auseinanderhalten. Die Recherche und den Entscheid, ob eine E-Mail hinausgeht, übernimmt weiterhin ein Mensch.

Was Prospex dazu beiträgt

Prospex deckt die Schritte 1 und 4 ab, hilft bei Schritt 6 und liefert die Registerdaten und die Änderungen für Schritt 3.

• Liste erstellen: Beschreiben Sie die Kunden, die Sie suchen, und Prospex erstellt eine Liste von Schweizer Firmen, mit dem Grund, warum jede passt. Mit einem kostenlosen Konto erstellen Sie eine Liste und sehen ihre ersten zehn Firmen.
• Auf einen Anlass warten: Mit einem kostenpflichtigen Abo klicken Sie bei einer Liste auf «Monitoring einschalten», und Prospex zeigt die Änderungen, die zu ihren Firmen publiziert werden: Handelsregistermeldungen, Markeneintragungen, Stelleninserate und Änderungen an der Website, jede datiert und mit ihrer Quelle verlinkt. Jeden Montag kommt eine Zusammenfassung, und am Tag, an dem sich eine Firma ändert, eine Benachrichtigung.
• Im CRM erfassen: Mit einem kostenpflichtigen Abo verbinden Sie HubSpot, Attio oder Pipedrive und senden eine Firma mit ihrer jüngsten Änderung ins CRM, mit einer Notiz und einer Aufgabe zum Nachfassen. Prospex ordnet CRM-Einträge über die Website-Domain zu und schreibt die UID in ein eigenes Feld. Prüfen Sie deshalb die Firmen einer Gruppe, die sich eine Domain teilen. Eine Firma ohne Website legen Sie im CRM von Hand an.

Persönliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern liefert Prospex nicht. Das Register führt auf, wer für eine Firma zeichnet, und die Website der Firma nennt meist auch das übrige Team.

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