Prokura und Zeichnungsberechtigung in der Schweiz

Die Prokura ist die weitestgehende Vollmacht, die das Schweizer Recht neben der Organstellung kennt. Eine Prokuristin darf für die Firma alle Geschäfte abschliessen, die der Geschäftszweck mit sich bringen kann, und ihre Vollmacht steht im Handelsregister. Wer einen Vertrag, eine Offerte oder eine Kündigung erhält, kann dort nachprüfen, ob die Unterschrift die Firma bindet.

Die Zahlen in diesem Leitfaden stammen aus den Handelsregistereinträgen, die Prospex aus dem SHAB ausliest: Für rund 278'000 aktive AG, GmbH, Genossenschaften, Stiftungen und Vereine sind die zeichnungsberechtigten Personen aus Publikationen seit 2018 bekannt (Stand September 2026).

Was die Prokura erlaubt

Die Prokura ist in den Artikeln 458 bis 461 des Obligationenrechts geregelt. Die Prokuristin oder der Prokurist darf nach Art. 459 OR alle Arten von Rechtshandlungen vornehmen, die der Zweck des Unternehmens mit sich bringen kann: Verträge schliessen, Mitarbeitende anstellen, Zahlungen auslösen, Prozesse führen. Für den Verkauf oder die Belastung von Grundstücken braucht es eine ausdrückliche zusätzliche Befugnis.

Die Firma muss die Prokura im Handelsregister eintragen lassen. Gebunden ist sie durch die Handlungen des Prokuristen aber schon vor der Eintragung (Art. 458 Abs. 2 OR). Umgekehrt gilt eine erloschene Prokura gegenüber gutgläubigen Dritten weiter, bis ihre Löschung eingetragen ist (Art. 461 OR). Prokuristen unterschreiben üblicherweise mit dem Zusatz «ppa.» (per procura).

Zwei Einschränkungen dürfen im Handelsregister stehen und wirken gegenüber Dritten (Art. 460 OR): die Beschränkung auf eine Zweigniederlassung (Filialprokura) und die Kollektivprokura, bei der zwei Personen gemeinsam unterschreiben. Andere Einschränkungen, etwa ein interner Betragsrahmen, gelten gegenüber gutgläubigen Dritten nicht.

Kollektivunterschrift zu zweien und die anderen Zeichnungsarten

Jede eingetragene Person hat im Auszug einen dieser Vermerke zur Zeichnungsberechtigung:

Vermerk im Auszug	Bedeutung
Einzelunterschrift	Die Person verpflichtet die Firma allein, mit voller Vertretungsmacht als Organ, Direktorin oder Direktor.
Kollektivunterschrift zu zweien	Die Person unterschreibt nur zusammen mit einer zweiten zeichnungsberechtigten Person.
Einzelprokura	Prokura, allein ausgeübt.
Kollektivprokura zu zweien	Prokura, die nur zusammen mit einer zweiten zeichnungsberechtigten Person ausgeübt wird.
ohne Zeichnungsberechtigung	Die Person ist eingetragen, etwa im Verwaltungsrat, kann die Firma aber nicht vertreten.

Prospex zählt in diesen Einträgen rund 21'700 aktive Prokuren. 86% davon sind Kollektivprokuren, nur 3'018 Einzelprokuren. Wer eine Prokura erhält, unterschreibt also in sechs von sieben Fällen zu zweien.

Welche Firmen Prokura erteilen

Die Prokura findet sich vor allem bei Aktiengesellschaften und Genossenschaften:

Rechtsform	Firmen mit bekannten Zeichnungsberechtigten	davon mit Prokura	niemand zeichnet einzeln
Aktiengesellschaft	111'081	5.1%	28.9%
GmbH	146'869	1.2%	7.7%
Genossenschaft	3'071	7.4%	94.0%
Stiftung	8'866	1.7%	86.4%
Verein	7'675	1.4%	64.5%

Mit dem Kapital steigt beides, der Anteil der Firmen mit Prokura und der Anteil der Firmen, in denen niemand einzeln zeichnen darf. Bei den Aktiengesellschaften:

Aktienkapital	Firmen	mit Prokura	niemand zeichnet einzeln
bis CHF 100'000	79'771	3.6%	20.6%
CHF 100'001 bis 1 Mio.	25'624	7.5%	45.1%
CHF 1 bis 10 Mio.	4'479	15.1%	70.3%
über CHF 10 Mio.	1'206	21.7%	82.6%

Die meisten Firmen mit Prokura haben eine einzige Prokuristin oder einen einzigen Prokuristen. Am anderen Ende stehen die Banken: Grossbanken, Kantonalbanken und Genfer Privatbanken führen jeweils Hunderte von Prokuren im Register.

Die Anteile sind eine Untergrenze. Kennt Prospex nur einen Teil der eingetragenen Personen einer Firma, etwa weil seit 2018 nur ein Wechsel im Verwaltungsrat publiziert wurde, fehlt eine ältere Prokura in der Zählung.

Eine Unterschrift prüfen

1. Suchen Sie die Firma auf Zefix und öffnen Sie den Auszug des kantonalen Handelsregisters.
2. Suchen Sie den Namen der unterzeichnenden Person im Abschnitt mit den eingetragenen Personen. Fehlt sie, handelt sie höchstens mit einer Handlungsvollmacht (Art. 462 OR). Diese wird nicht eingetragen und deckt nur die gewöhnlichen Geschäfte des Betriebs, ohne Darlehen und ohne Prozessführung, sofern sie nicht ausdrücklich erteilt wurden.
3. Lesen Sie den Vermerk. Steht «Kollektivunterschrift zu zweien» oder «Kollektivprokura zu zweien», braucht das Dokument die Unterschrift einer zweiten zeichnungsberechtigten Person.
4. Prüfen Sie das Datum. Ein Wechsel wird im SHAB publiziert, der Auszug zeigt die aktuelle Regelung. Für ältere Dokumente zählt, was am Tag der Unterschrift eingetragen war.

Eine Regel gilt für jede AG und jede GmbH: Mindestens eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz muss die Gesellschaft vertreten können (Art. 718 Abs. 4 und Art. 814 Abs. 3 OR). Das kann ein Mitglied des Verwaltungsrats, eine Geschäftsführerin oder ein Direktor sein. Fehlt diese Person, liegt ein Organisationsmangel vor, und das Handelsregisteramt kann die Auflösung beim Gericht beantragen. Der Leitfaden Firma in Liquidation zeigt, wie oft das vorkommt.

Wenn sich die Zeichnungsberechtigung ändert

Neue Prokuristen, gelöschte Unterschriften und neue Verwaltungsräte erscheinen als Mutationen im SHAB. Für den Vertrieb ist ein solcher Wechsel ein Anlass, die Kontaktliste zu prüfen: Wer eine Einkaufs- oder Finanzfunktion übernimmt, erhält oft gleichzeitig eine Prokura. Schweizer Unternehmen überwachen beschreibt, wie Sie solche Änderungen bei Ihren Kunden verfolgen, und Transparenzregister Schweiz erklärt, was das neue Register über die Eigentümer festhält.